Wersja obowiązująca z dnia

Departament Koordynacji Promocji

Dyrektor: Piotr Burczyk
Zastępca dyrektora: Maria Londońska
Zastępca dyrektora: Joanna Lubomirska-Siemieńczuk
10-447 Olsztyn, ul. Głowackiego 17, pok. 015
tel. (89) 512 51 70
fax. (89) 512 51 79
 
  1. W skład Departamentu Koordynacji Promocji (KP) wchodzą:
    1. Biuro Promocji i Komunikacji (I);
    2. Zespół Projektów Gospodarczych (III);
    3. Zespół Centrum Obsługi Inwestorów i Eksporterów (IV);
    4. Biuro Sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich (V);
    5. Biuro Promocji Funduszy Europejskich (VI).    

  2. Do zadań Biura Promocji i Komunikacji należy w szczególności:
    1. inicjowanie, organizacja, prowadzenie i koordynacja działań związanych z ogólną promocją Województwa, także we współpracy z innymi jednostkami Urzędu i samorządu wojewódzkiego, samorządem terytorialnym innych szczebli; organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami w kraju i za granicą zajmującymi się promocją regionalną lub promocją Polski;
    2. opiniowanie, pomoc w przygotowywaniu i realizacji kampanii informacyjnych i promocyjnych we współpracy z poszczególnymi departamentami;
    3. opracowywanie, przygotowywanie, wdrażanie oraz monitoring strategicznych programów promocyjnych województwa;
    4. promocja marki województwa zgodnej z aktualną strategią społeczno-gospodarczą województwa oraz strategicznymi programami promocyjnymi regionu;
    5. prowadzenie konsultacji projektów promocyjnych z ekspertami;
    6. nawiązywanie współpracy z podmiotami zewnętrznymi, partnerami, sponsorami w celu minimalizowania kosztów samorządu przy organizacji realizowanych projektów promocyjnych regionu w ramach możliwości organizacyjnych oraz zgodnie ze statutem województwa i wytycznymi Departamentu Zamówień Publicznych;
    7. opracowywanie, przygotowywanie, gromadzenie i upowszechnianie materiałów promocyjnych i reklamowych dotyczących Województwa – w tym przeznaczonych do druku, publikacji lub emisji;
    8. w zakresie zadań realizowanych w departamencie przygotowywanie wydarzeń medialnych, konferencji prasowych i informacji prasowych oraz przeprowadzanie działań medialnych we współpracy z Gabinetem Marszałka;
    9. opracowywanie i wdrażanie systemu identyfikacji wizualnej Urzędu w oparciu o Księgę Identyfikacji Wizualnej oraz monitorowanie jego przestrzegania;
    10. monitorowanie mediów regionalnych i ogólnopolskich pod kątem wykorzystania informacji w bieżących projektach promocyjnych;
    11. prowadzenie spraw związanych z działalnością Zespołu ds. Wydawnictw;
    12. organizacja i współorganizacja konkursów i innych działań promocyjnych;
    13. prowadzenie spraw związanych z marką i znakami towarowymi zgodnie z ustawą Prawo własności przemysłowej w zakresie oznaczeń regionalnych tj. symbolu WARMIA-MAZURY®, herbu województwa, znaku „Produkt Warmia Mazury” ® oraz znaku „Żagle Warmia Mazury” ®; prowadzenie spraw związanych z wyrażeniem zgody na użycie tych oznaczeń przez podmioty; prowadzenie spraw związanych z rejestracją znaków towarowych charakterystycznych dla województwa w zakresie zadań realizowanych w departamencie.

  3. Do zadań Zespołu Projektów Gospodarczych należy w szczególności:
    1. ścisła współpraca z departamentami zaangażowanymi w przygotowanie, ocenę, wdrażanie, rozliczanie i kontrolę projektów promocji gospodarczej dofinansowanych z funduszy europejskich;
    2. wnioskowanie o dofinansowanie projektów;
    3. realizacja projektów zgodnie z wytycznymi krajowymi oraz wytycznymi Instytucji Zarządzającej;
    4. regularna aktualizacja dokumentacji projektowych: harmonogramów rzeczowo-finansowych i wniosków o dofinansowanie;
    5. przygotowanie wniosków o płatność wraz z częścią sprawozdawczą, składanych do Instytucji Zarządzającej;
    6. przygotowanie dokumentacji projektowych do planowych kontroli oraz uwzględnianie ewentualnych uwag i zaleceń pokontrolnych;
    7. przygotowanie do kontroli dokumentacji dotyczącej zakończonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego na realizację zadań projektowych;
    8. regularna sprawozdawczość z realizacji projektów do Instytucji Zarządzającej, w tym do departamentów zaangażowanych w przygotowanie i wdrażanie projektów oraz do Zarządu Województwa;
    9. zaangażowanie i przekazywanie do Departamentu Finansów i Skarbu dokumentów finansowo-księgowych dotyczących działalności Departamentu zgodnie z Instrukcją Obiegu i Kontroli Dokumentów Finansowo-Księgowych;
    10. sporządzanie i aktualizacja zestawienia wydatków z podziałem na paragrafy klasyfikacji budżetowej;
    11. sporządzanie Planu Zamówień Publicznych i nadzór nad jego realizacją;
    12. sporządzanie planu wydatków, dochodów budżetu Departamentu oraz sprawozdań z jego realizacji;
    13. realizowanie zadań związanych z opracowaniem koncepcji lub projektów materiałów promocyjnych w ramach promocji gospodarczej regionu;
    14. opiniowanie, pomoc w przygotowaniu oraz realizacji kampanii informacyjnych i promocyjnych, w tym we współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi Urzędu Marszałkowskiego;
    15. realizacja kampanii informacyjnych i promocyjnych we współpracy z Wykonawcami, w tym działania dotyczące kampanii w mediach społecznościowych, prasie krajowej i zagranicznej, telewizji, radiu oraz kampanii outdoorowych;
    16. opracowywanie, przygotowanie, gromadzenie, upowszechnianie oraz prowadzenie zakupu materiałów promocyjnych i reklamowych dotyczących promocji gospodarczej województwa;
    17. promocja marki województwa zgodnej z aktualną strategią społeczno-gospodarczą województwa oraz strategicznymi programami promocyjnymi regionu;
    18. aktualizacja profilu na Facebooku;
    19. administracja i aktualizacja strony invest.warmia.mazury.pl;
    20. nawiązywanie współpracy z podmiotami zewnętrznymi, partnerami przy organizacji realizowanych projektów promocji gospodarczej regionu w ramach możliwości organizacyjnych oraz zgodnie ze statutem województwa i wytycznymi Departamentu Zamówień Publicznych Urzędu;
    21. bieżący monitoring rynku oraz wydarzeń w regionie, kraju i za granicą pod kątem możliwości wdrożenia nowych rozwiązań w promocji gospodarczej województwa;
    22. współpraca z instytucjami otoczenia biznesu odpowiedzialnymi za pozyskiwanie inwestorów i umiędzynarodowienie przedsiębiorstw przy realizacji projektów promocji gospodarczej dofinansowanych z funduszy europejskich;
    23. archiwizacja dokumentacji projektowej, pozaprojektowej i finansowej.

  4. Do zadań Zespołu Centrum Obsługi Inwestorów i Eksporterów należy w szczególności:
    1. identyfikacja rynku dla danego typu produktu/usługi i inwestycji poza granice Polski;
    2. wyszukiwanie w dostępnych bazach danych (w kraju i za granicą) informacji na temat potencjalnych partnerów gospodarczych w eksporcie lub w podejmowaniu inwestycji na wybranym rynku zagranicznym i inicjowanie kontaktów pomiędzy przedsiębiorcami;
    3. pozyskiwanie i udostępnianie zainteresowanym przedsiębiorcom i grupom przedsiębiorstw informacji rynkowych w postaci:
      1. raportów, analiz, badań rynkowych, opracowań sektorów problemowych i informacji na temat: administracyjno-prawnych, finansowych, w tym bezpieczeństwa obrotu gospodarczego, aspektów prowadzenia działalności gospodarczej na rynkach zagranicznych, także w zakresie rozwoju działalności eksportowej i podejmowania/realizacji inwestycji za granicą,
      2. obowiązujących zasad otwierania oddziałów i przedstawicielstw za granicą;
    4. pozyskiwanie i udostępnianie informacji w zakresie obowiązujących zwyczajów i uzansów handlowych, technik finansowania transakcji eksportowych, sposobów oceny ryzyka eksportowego i zarządzania ryzykiem;
    5. pozyskiwanie i przekazywanie informacji ukierunkowanych na umożliwienie przedsiębiorcom czy grupom przedsiębiorstw:
      1. dostosowania strategii eksportowej przedsiębiorstwa do danego rynku zagranicznego,
      2. dokonanie doboru efektywnych i skutecznych form realizacji działań marketingowych na rynkach zagranicznych;
    6. udostępnianie informacji odnośnie źródeł i procedur pozyskiwania środków na finansowanie działalności eksportowej i inwestycji za granicą, z programów pomocowych Unii Europejskiej – krajowych i regionalnych oraz ze środków budżetowych (publicznych);
    7. informowanie i rekomendowanie wykorzystania aktywnych instrumentów wsparcia eksportu, w obszarze: a) finansowym, b) usługowym, c) instytucjonalnym, ośrodków wsparcia eksporterów i inwestorów, tak w kraju jak i na rynkach zagranicznych, takich jak: agencje rządowe, placówki zagraniczne, izby gospodarcze, itp.;
    8. informowanie o funkcjonalności zasad korzystania z systemu interwencyjnego SOLVIT;
    9. przygotowanie i obsługa misji gospodarczych z/do regionu, wyjazdów i spotkań z potencjalnymi kontrahentami na rynkach zagranicznych;
    10. dostarczanie zainteresowanym inwestorom zagranicznym informacji gospodarczych o regionie (województwie), w tym:
      1. statystycznych o potencjale gospodarczym regionu i bieżącej sytuacji gospodarczej,
      2. prawno-administracyjnych z zakresu prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce,
      3. instrumentach wsparcia rozwoju przedsiębiorczości, zachętach inwestycyjnych oferowanych na poziomie regionu i kraju oraz o instytucjach właściwych dla poszczególnych instrumentów (dane kontaktowe),
      4. dostępnych lokalizacjach inwestycyjnych,
      5. potencjalnych poddostawcach wg sektorów;
    11. inicjowanie kontaktów pomiędzy przedsiębiorcami i podmiotami wspierającymi rozwój gospodarczy w regionie, właściwymi dla struktury potrzeb potencjalnego inwestora;
    12. promocja oferty inwestycyjnej poszczególnych gmin i powiatów z regionu;
    13. działania w formule follow-up w odniesieniu do klientów COIE;
    14. opracowywanie, przygotowywanie i realizacja promocji gospodarczej regionu;
    15. współpraca z instytucjami otoczenia biznesu odpowiedzialnymi za pozyskiwanie inwestorów i umiędzynarodowienia przedsiębiorstw;
    16. działalność informacyjno-edukacyjna dla instytucji regionalnych w zakresie wspierania procesu promocji eksportu, promocji inwestycji oraz inicjowanie i organizowanie współpracy pomiędzy tymi instytucjami;
    17. działalność informacyjno-edukacyjna dla przedsiębiorców z regionu zainteresowanych ekspansją na rynki zagraniczne i działalnością inwestycyjną;
    18. świadczenie usług doradczych w zakresie strategii komunikacji marki w mediach społecznościowych.

  5. Do zadań Biura Sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich należy dystrybucja informacji w odniesieniu do wszystkich krajowych i regionalnych programów finansowanych między innymi z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego+, Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji, Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, Funduszu Spójności, Programów Komisji Europejskiej na lata 2014-2020 i 2021-2027 oraz Partnerstwa Publiczno-Prywatnego, a w szczególności:
    1. informowanie o możliwości wsparcia z funduszy europejskich w drodze kontaktu bezpośredniego, telefonicznego, mailowego, pocztą tradycyjną i poprzez konsultacje on-line oraz indywidualne konsultacje u klienta;
    2. organizacja Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich (PIFE) na terenie województwa, w tym Mobilnych Punktów Informacyjnych, organizacja spotkań informacyjnych, prelekcji, szkoleń, webinariów oraz spotkań informacyjnych w szkołach ponadpodstawowych;
    3. udział w festynach i innych imprezach plenerowych;
    4. przygotowanie, druk i dystrybucja materiałów informacyjnych na temat funduszy europejskich;
    5. zakup i dystrybucja materiałów informacyjno-promocyjnych;
    6. promowanie Sieci PIFE oraz świadczonych usług;
    7. koordynacja działalności Punktów Informacyjnych;
    8. kontrola i monitoring działania Punktów Informacyjnych;
    9. współpraca z innymi sieciami informacyjnymi, samorządem terytorialnym, instytucjami publicznymi w dziedzinie rozpowszechniania informacji na temat funduszy europejskich;
    10. rozliczanie dotacji celowej udzielonej przez ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego na realizację zadań określonych w Umowie;
    11. bieżące monitorowanie wydatków zgodnie z procedurami urzędowymi.

  6. Do zadań Biura Promocji Funduszy Europejskich należy w szczególności:
    1. promocja (działania koncentrujące się na komunikacji i widoczności) RPO WiM 2014-2020 i FEWiM 2021-2027;
    2. realizacja funkcji specjalisty ds. komunikacji FEWiM 2021-2027, o którym mowa w art. 48 ust. 2 rozporządzenia ogólnego;
    3. obsługa strony internetowej RPO WiM 2014-2020, strony internetowej FEWiM 2021-2027 i portalu www.funduszeeuropejskie.gov.pl;
    4. koordynacja i realizacja szkoleń dla potencjalnych i faktycznych beneficjentów;
    5. opracowanie, realizacja i aktualizacja Strategii komunikacji RPO WiM 2014-2020 i Strategii komunikacji FEWiM 2021-2027;
    6. opracowanie, realizacja i aktualizacja Rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych RPO WiM 2014-2020 oraz Rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych FEWiM 2021-2027;
    7. udział w opracowaniu i aktualizacji Opisu Funkcji i Procedur RPO WiM 2014-2020 oraz Opisu Systemu Zarządzania i Kontroli FEWiM 2021-2027;
    8. opracowanie wkładu do IW IZ RPO WiM 2014-2020 i IW IZ FEWiM 2021-2027 w zakresie zadań Biura;
    9. opiniowanie projektów wytycznych ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego na okres programowania 2014-2020 i 2021-2027;
    10. współpraca przy powierzaniu zadań IP w ramach realizacji RPO WiM 2014-2020 i FEWiM 2021-2027 w zakresie informacji;
    11. współpraca w zakresie nadzoru nad bieżącym wykonywaniem zadań przez IP w zakresie informacji;
    12. realizacja budżetu i planowanie finansowe w zakresie Pomocy technicznej w części wdrażanej przez Departament;
    13. sporządzanie i realizacja wniosków o dofinansowanie i wniosków o płatność z Pomocy technicznej RPO WiM 2014-2020 i FEWiM 2021-2027 w zakresie komunikacji i widoczności
    14. sporządzanie sprawozdań z realizacji RPO WiM 2014-2020 i FEWiM 2021-2027 w zakresie komunikacji i widoczności;
    15. współpraca w zakresie ewaluacji RPO WiM 2014-2020 i FEWiM 2021-2027;
    16. uwzględnianie wyników audytów i kontroli zewnętrznych;
    17. wdrażanie mechanizmów przeciwdziałania nadużyciom finansowym w funduszach polityki spójności na lata 2014-2020 i 2021-2027;
    18. archiwizacja dokumentacji.

  7. Przy wykonywaniu innych zadań w ramach RPO WiM 2014-2020 i FEWiM 2021-2027 Departament Koordynacji Promocji współpracuje z departamentami Urzędu oraz innymi instytucjami, wchodzącymi w skład odpowiednio systemu instytucjonalnego RPO WiM 2014-2020 i systemu instytucjonalnego FEWiM 2021-2027.

Sprawy załatwiane w Departamencie