Dyrektor: -
Zastępca dyrektora: Piotr Burczyk
Zastępca dyrektora: Joanna Lubomirska-Siemieńczuk

10-447 Olsztyn, ul. Głowackiego 17, pok. 015
tel. (89) 512 51 70
fax. (89) 512 51 79
 

1. W skład Departamentu Koordynacji Promocji (KP) wchodzą:
   1. Biuro Promocji i Komunikacji (I);
   2. Zespół Projektów Gospodarczych (III);
   3. Zespół Centrum Obsługi Inwestorów i Eksporterów (IV);
   4. Biuro Sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich (V);
   5. Biuro Promocji Funduszy Europejskich (VI).    


2. Do zadań Biura Promocji i Komunikacji należy w szczególności:
   1. inicjowanie, organizacja, prowadzenie i koordynacja działań związanych z ogólną promocją Województwa, także we współpracy z innymi jednostkami Urzędu i samorządu wojewódzkiego, samorządem terytorialnym innych szczebli; organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami w kraju i za granicą zajmującymi się promocją regionalną lub promocją Polski;
   2. opiniowanie, pomoc w przygotowywaniu i realizacji kampanii informacyjnych i promocyjnych we współpracy z poszczególnymi departamentami;
   3. opracowywanie, przygotowywanie, wdrażanie oraz monitoring strategicznych programów promocyjnych województwa;
   4. promocja marki województwa zgodnej z aktualną strategią społeczno-gospodarczą województwa oraz strategicznymi programami promocyjnymi regionu;
   5. prowadzenie konsultacji projektów promocyjnych z ekspertami;
   6. nawiązywanie współpracy z podmiotami zewnętrznymi, partnerami, sponsorami w celu minimalizowania kosztów samorządu przy organizacji realizowanych projektów promocyjnych regionu w ramach możliwości organizacyjnych oraz zgodnie ze statutem województwa i wytycznymi Departamentu Zamówień Publicznych;
   7. opracowywanie, przygotowywanie, gromadzenie i upowszechnianie materiałów promocyjnych i reklamowych dotyczących Województwa – w tym przeznaczonych do druku, publikacji lub emisji;
   8. w zakresie zadań realizowanych w departamencie przygotowywanie wydarzeń medialnych, konferencji prasowych i informacji prasowych oraz przeprowadzanie działań medialnych we współpracy z Gabinetem Marszałka;
   9. opracowywanie i wdrażanie systemu identyfikacji wizualnej Urzędu w oparciu o Księgę Identyfikacji Wizualnej oraz monitorowanie jego przestrzegania;
   10. monitorowanie mediów regionalnych i ogólnopolskich pod kątem wykorzystania informacji w bieżących projektach promocyjnych;
   11. prowadzenie spraw związanych z działalnością Zespołu ds. Wydawnictw;
   12. organizacja i współorganizacja konkursów i innych działań promocyjnych;
   13. prowadzenie spraw związanych z marką i znakami towarowymi zgodnie z ustawą Prawo własności przemysłowej w zakresie oznaczeń regionalnych tj. symbolu WARMIA-MAZURY®, herbu województwa, znaku „Produkt Warmia Mazury” ® oraz znaku „Żagle Warmia Mazury” ®; prowadzenie spraw związanych z wyrażeniem zgody na użycie tych oznaczeń przez podmioty; prowadzenie spraw związanych z rejestracją znaków towarowych charakterystycznych dla województwa w zakresie zadań realizowanych w departamencie.


3. Do zadań Zespołu Projektów Gospodarczych należy w szczególności:
   1. ścisła współpraca z departamentami zaangażowanymi w przygotowanie, ocenę, wdrażanie, rozliczanie i kontrolę projektów promocji gospodarczej dofinansowanych z funduszy europejskich;
   2. wnioskowanie o dofinansowanie projektów;
   3. realizacja projektów zgodnie z wytycznymi krajowymi oraz wytycznymi Instytucji Zarządzającej;
   4. regularna aktualizacja dokumentacji projektowych: harmonogramów rzeczowo-finansowych i wniosków o dofinansowanie;
   5. przygotowanie wniosków o płatność wraz z częścią sprawozdawczą, składanych do Instytucji Zarządzającej;
   6. przygotowanie dokumentacji projektowych do planowych kontroli oraz uwzględnianie ewentualnych uwag i zaleceń pokontrolnych;
   7. przygotowanie do kontroli dokumentacji dotyczącej zakończonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego na realizację zadań projektowych;
   8. regularna sprawozdawczość z realizacji projektów do Instytucji Zarządzającej, w tym do departamentów zaangażowanych w przygotowanie i wdrażanie projektów oraz do Zarządu Województwa;
   9. zaangażowanie i przekazywanie do Departamentu Finansów i Skarbu dokumentów finansowo-księgowych dotyczących działalności Departamentu zgodnie z Instrukcją Obiegu i Kontroli Dokumentów Finansowo-Księgowych;
   10. sporządzanie i aktualizacja zestawienia wydatków z podziałem na paragrafy klasyfikacji budżetowej;
   11. sporządzanie Planu Zamówień Publicznych i nadzór nad jego realizacją;
   12. sporządzanie planu wydatków, dochodów budżetu Departamentu oraz sprawozdań z jego realizacji;
   13. realizowanie zadań związanych z opracowaniem koncepcji lub projektów materiałów promocyjnych w ramach promocji gospodarczej regionu;
   14. opiniowanie, pomoc w przygotowaniu oraz realizacji kampanii informacyjnych i promocyjnych, w tym we współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi Urzędu Marszałkowskiego;
   15. realizacja kampanii informacyjnych i promocyjnych we współpracy z Wykonawcami, w tym działania dotyczące kampanii w mediach społecznościowych, prasie krajowej i zagranicznej, telewizji, radiu oraz kampanii outdoorowych;
   16. opracowywanie, przygotowanie, gromadzenie, upowszechnianie oraz prowadzenie zakupu materiałów promocyjnych i reklamowych dotyczących promocji gospodarczej województwa;
   17. promocja marki województwa zgodnej z aktualną strategią społeczno-gospodarczą województwa oraz strategicznymi programami promocyjnymi regionu;
   18. aktualizacja profilu na Facebooku;
   19. administracja i aktualizacja strony invest.warmia.mazury.pl;
   20. nawiązywanie współpracy z podmiotami zewnętrznymi, partnerami przy organizacji realizowanych projektów promocji gospodarczej regionu w ramach możliwości organizacyjnych oraz zgodnie ze statutem województwa i wytycznymi Departamentu Zamówień Publicznych Urzędu;
   21. bieżący monitoring rynku oraz wydarzeń w regionie, kraju i za granicą pod kątem możliwości wdrożenia nowych rozwiązań w promocji gospodarczej województwa;
   22. współpraca z instytucjami otoczenia biznesu odpowiedzialnymi za pozyskiwanie inwestorów i umiędzynarodowienie przedsiębiorstw przy realizacji projektów promocji gospodarczej dofinansowanych z funduszy europejskich;
   23. archiwizacja dokumentacji projektowej, pozaprojektowej i finansowej.


4. Do zadań Zespołu Centrum Obsługi Inwestorów i Eksporterów należy w szczególności:
   1. identyfikacja rynku dla danego typu produktu/usługi i inwestycji poza granice Polski;
   2. wyszukiwanie w dostępnych bazach danych (w kraju i za granicą) informacji na temat potencjalnych partnerów gospodarczych w eksporcie lub w podejmowaniu inwestycji na wybranym rynku zagranicznym i inicjowanie kontaktów pomiędzy przedsiębiorcami;
   3. pozyskiwanie i udostępnianie zainteresowanym przedsiębiorcom i grupom przedsiębiorstw informacji rynkowych w postaci:
      1. raportów, analiz, badań rynkowych, opracowań sektorów problemowych i informacji na temat: administracyjno-prawnych, finansowych, w tym bezpieczeństwa obrotu gospodarczego, aspektów prowadzenia działalności gospodarczej na rynkach zagranicznych, także w zakresie rozwoju działalności eksportowej i podejmowania/realizacji inwestycji za granicą,
      2. obowiązujących zasad otwierania oddziałów i przedstawicielstw za granicą;
   4. pozyskiwanie i udostępnianie informacji w zakresie obowiązujących zwyczajów i uzansów handlowych, technik finansowania transakcji eksportowych, sposobów oceny ryzyka eksportowego i zarządzania ryzykiem;
   5. pozyskiwanie i przekazywanie informacji ukierunkowanych na umożliwienie przedsiębiorcom czy grupom przedsiębiorstw:
      1. dostosowania strategii eksportowej przedsiębiorstwa do danego rynku zagranicznego,
      2. dokonanie doboru efektywnych i skutecznych form realizacji działań marketingowych na rynkach zagranicznych;
   6. udostępnianie informacji odnośnie źródeł i procedur pozyskiwania środków na finansowanie działalności eksportowej i inwestycji za granicą, z programów pomocowych Unii Europejskiej – krajowych i regionalnych oraz ze środków budżetowych (publicznych);
   7. informowanie i rekomendowanie wykorzystania aktywnych instrumentów wsparcia eksportu, w obszarze: a) finansowym, b) usługowym, c) instytucjonalnym, ośrodków wsparcia eksporterów i inwestorów, tak w kraju jak i na rynkach zagranicznych, takich jak: agencje rządowe, placówki zagraniczne, izby gospodarcze, itp.;
   8. informowanie o funkcjonalności zasad korzystania z systemu interwencyjnego SOLVIT;
   9. przygotowanie i obsługa misji gospodarczych z/do regionu, wyjazdów i spotkań z potencjalnymi kontrahentami na rynkach zagranicznych;
   10. dostarczanie zainteresowanym inwestorom zagranicznym informacji gospodarczych o regionie (województwie), w tym:
       1. statystycznych o potencjale gospodarczym regionu i bieżącej sytuacji gospodarczej,
       2. prawno-administracyjnych z zakresu prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce,
       3. instrumentach wsparcia rozwoju przedsiębiorczości, zachętach inwestycyjnych oferowanych na poziomie regionu i kraju oraz o instytucjach właściwych dla poszczególnych instrumentów (dane kontaktowe),
       4. dostępnych lokalizacjach inwestycyjnych,
       5. potencjalnych poddostawcach wg sektorów;
   11. inicjowanie kontaktów pomiędzy przedsiębiorcami i podmiotami wspierającymi rozwój gospodarczy w regionie, właściwymi dla struktury potrzeb potencjalnego inwestora;
   12. promocja oferty inwestycyjnej poszczególnych gmin i powiatów z regionu;
   13. działania w formule follow-up w odniesieniu do klientów COIE;
   14. opracowywanie, przygotowywanie i realizacja promocji gospodarczej regionu;
   15. współpraca z instytucjami otoczenia biznesu odpowiedzialnymi za pozyskiwanie inwestorów i umiędzynarodowienia przedsiębiorstw;
   16. działalność informacyjno-edukacyjna dla instytucji regionalnych w zakresie wspierania procesu promocji eksportu, promocji inwestycji oraz inicjowanie i organizowanie współpracy pomiędzy tymi instytucjami;
   17. działalność informacyjno-edukacyjna dla przedsiębiorców z regionu zainteresowanych ekspansją na rynki zagraniczne i działalnością inwestycyjną;
   18. świadczenie usług doradczych w zakresie strategii komunikacji marki w mediach społecznościowych.


5. Do zadań Biura Sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich należy dystrybucja informacji w odniesieniu do wszystkich krajowych i regionalnych programów finansowanych między innymi z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego+, Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji, Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, Funduszu Spójności, Programów Komisji Europejskiej na lata 2014-2020 i 2021-2027 oraz Partnerstwa Publiczno-Prywatnego, a w szczególności:
   1. informowanie o możliwości wsparcia z funduszy europejskich w drodze kontaktu bezpośredniego, telefonicznego, mailowego, pocztą tradycyjną i poprzez konsultacje on-line oraz indywidualne konsultacje u klienta;
   2. organizacja Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich (PIFE) na terenie województwa, w tym Mobilnych Punktów Informacyjnych, organizacja spotkań informacyjnych, prelekcji, szkoleń, webinariów oraz spotkań informacyjnych w szkołach ponadpodstawowych;
   3. udział w festynach i innych imprezach plenerowych;
   4. przygotowanie, druk i dystrybucja materiałów informacyjnych na temat funduszy europejskich;
   5. zakup i dystrybucja materiałów informacyjno-promocyjnych;
   6. promowanie Sieci PIFE oraz świadczonych usług;
   7. koordynacja działalności Punktów Informacyjnych;
   8. kontrola i monitoring działania Punktów Informacyjnych;
   9. współpraca z innymi sieciami informacyjnymi, samorządem terytorialnym, instytucjami publicznymi w dziedzinie rozpowszechniania informacji na temat funduszy europejskich;
   10. rozliczanie dotacji celowej udzielonej przez ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego na realizację zadań określonych w Umowie;
   11. bieżące monitorowanie wydatków zgodnie z procedurami urzędowymi.


6. Do zadań Biura Promocji Funduszy Europejskich należy w szczególności:
   1. promocja (działania koncentrujące się na komunikacji i widoczności) RPO WiM 2014-2020 i FEWiM 2021-2027;
   2. realizacja funkcji specjalisty ds. komunikacji FEWiM 2021-2027, o którym mowa w art. 48 ust. 2 rozporządzenia ogólnego;
   3. obsługa strony internetowej RPO WiM 2014-2020, strony internetowej FEWiM 2021-2027 i portalu www.funduszeeuropejskie.gov.pl;
   4. koordynacja i realizacja szkoleń dla potencjalnych i faktycznych beneficjentów;
   5. opracowanie, realizacja i aktualizacja Strategii komunikacji RPO WiM 2014-2020 i Strategii komunikacji FEWiM 2021-2027;
   6. opracowanie, realizacja i aktualizacja Rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych RPO WiM 2014-2020 oraz Rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych FEWiM 2021-2027;
   7. udział w opracowaniu i aktualizacji Opisu Funkcji i Procedur RPO WiM 2014-2020 oraz Opisu Systemu Zarządzania i Kontroli FEWiM 2021-2027;
   8. opracowanie wkładu do IW IZ RPO WiM 2014-2020 i IW IZ FEWiM 2021-2027 w zakresie zadań Biura;
   9. opiniowanie projektów wytycznych ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego na okres programowania 2014-2020 i 2021-2027;
   10. współpraca przy powierzaniu zadań IP w ramach realizacji RPO WiM 2014-2020 i FEWiM 2021-2027 w zakresie informacji;
   11. współpraca w zakresie nadzoru nad bieżącym wykonywaniem zadań przez IP w zakresie informacji;
   12. realizacja budżetu i planowanie finansowe w zakresie Pomocy technicznej w części wdrażanej przez Departament;
   13. sporządzanie i realizacja wniosków o dofinansowanie i wniosków o płatność z Pomocy technicznej RPO WiM 2014-2020 i FEWiM 2021-2027 w zakresie komunikacji i widoczności
   14. sporządzanie sprawozdań z realizacji RPO WiM 2014-2020 i FEWiM 2021-2027 w zakresie komunikacji i widoczności;
   15. współpraca w zakresie ewaluacji RPO WiM 2014-2020 i FEWiM 2021-2027;
   16. uwzględnianie wyników audytów i kontroli zewnętrznych;
   17. wdrażanie mechanizmów przeciwdziałania nadużyciom finansowym w funduszach polityki spójności na lata 2014-2020 i 2021-2027;
   18. archiwizacja dokumentacji.


7. Przy wykonywaniu innych zadań w ramach RPO WiM 2014-2020 i FEWiM 2021-2027 Departament Koordynacji Promocji współpracuje z departamentami Urzędu oraz innymi instytucjami, wchodzącymi w skład odpowiednio systemu instytucjonalnego RPO WiM 2014-2020 i systemu instytucjonalnego FEWiM 2021-2027.

Sprawy załatwiane w Departamencie

• Konkurs - "Nagrody Gospodarcze Żagle Warmii i Mazur" - zgłoszenie
• Wniosek o zgodę na używanie herbu Województwa Warmińsko-Mazurskiego