KLAUZULA INFORMACYJNA

(ogólna dla Klientów Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie)

Zgodnie z obowiązkiem nałożonym art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO), poniżej przekazujemy informacje dotyczące przetwarzania Pani/Pana danych osobowych:

1. Administratorem danych osobowych jest (w zależności od realizowanych zadań):
   1. Województwo Warmińsko – Mazurskie w zakresie zadań realizowanych odpowiednio przez Marszałka Województwa, Zarząd Województwa, Sejmik Województwa lub Zarząd Województwa Warmińsko – Mazurskiego pełniący rolę Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Warmińsko – Mazurskiego na lata 2014-2020,
   2. Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko – Mazurskiego w Olsztynie, Kontakt z administratorem możliwy jest pod adresem korespondencyjnym: ul. E. Plater 1, 10- 562 Olsztyn.
2. Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych - Pana Pawła Żywickiego, z którym kontakt jest możliwy pod adresem email: iod@warmia.mazury.pl lub pod numerem telefonu: +48 89 521 94 39.
3. Dane osobowe przetwarzane będą w celu, w jakim administrator je pozyskał, w zakresie niezbędnym:
   1. do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze w związku z realizacją zadań własnych bądź zadań zleconych, w szczególności na podstawie ustawy z dnia 5 czerwca 1998r. o samorządzie województwa,
   2. do realizacji zadań i obowiązków nałożonych na administratora na podstawie innych obowiązujących przepisów prawa albo gdy jest to niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej. W głównej mierze dane osobowe są przetwarzane w związku z realizacją zadań jakie ciążą na administratorze na podstawie powszechnie obowiązujących przepisach prawa, a w szczególności w związku z prowadzeniem postępowań administracyjnych, wszczętych:
      • z urzędu - wówczas przysługuje Pani/Panu status strony postępowania lub dane osobowe są niezbędne dla ustalenia obowiązków, czy uprawnień innych podmiotów,
      • na Pani/ Pana wniosek,
      • na wniosek innych podmiotów - wówczas przysługuje Pani/Panu status strony postępowania lub dane osobowe są niezbędne dla ustalenia uprawnień podmiotu występującego z wnioskiem zobowiązującym administratora do wszczęcia określonego postępowania.
   3. do wykonania umowy, której Pan/Pani jest stroną lub do podjęcia działań na Pana/Pani żądanie przed zawarciem umowy. Dane osobowe są niezbędne do podjęcia działań zmierzających do zawarcia umowy i jej sporządzenia, co wymaga jednoznacznej identyfikacji stron umowy, a także dla realizacji wynikających z tej umowy obowiązków i uprawnień oraz realizacji obowiązków publicznoprawnych ciążących na administratorze,
   4. do realizacji celu, w jakim wyraził Pan/Pani zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych jest przesłanką legalizującą przetwarzania danych przez administratora w przypadkach wyjątkowych, w ściśle określonych okolicznościach. Zgoda może być w każdym momencie cofnięta, co nie wpływa na legalność przetwarzania danych w okresie pomiędzy wyrażeniem zgodny na przetwarzanie danych, a cofnięciem tej zgody.
4. dane osobowe będą przekazywane następującym odbiorcom:
   1. podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa,
   2. podmioty, które na podstawie stosownych umów lub porozumień przetwarzają dane osobowe, dla których administratorem jest podmiot wskazany w pkt 1a lub 1b,
   3. podmioty wspomagające administratora w wypełnianiu uprawnień i obowiązków poprzez świadczeniu usług (w tym przypadku Administrator zawiera w umowach stosowne zapisy powierzenia przetwarzania danych osobowych),
5. dane osobowe będą przechowywane przez okres:
   1. wskazany w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, oraz przez okres przewidziany w innych przepisach szczególnych. Kryteria okresu przechowywania ustala się w oparciu o klasyfikację i kwalifikację dokumentacji w jednolitym rzeczowym wykazie akt,
   2. trwania i wykonywania zawartej umowy oraz niezbędny do ustalenia, obrony lub dochodzenia ewentualnych roszczeń,
   3. niezbędny do osiągnięcia celu, w którym zostały zebrane, na podstawie zgody.
6. w każdym czasie przysługuje Pan/Pani prawo dostępu do swoich danych osobowych, jak również prawo żądania ich sprostowania, a także prawo do usunięcia danych i ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach określonych odpowiednio w art. 17 i art. 18 RODO,
7. jeżeli uważa Pan/Pani, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych, ma Pan/Pani prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8. Podanie danych osobowych jest:
   1. wymogiem ustawowym, w przypadkach, o których mowa w pkt. 3a i 3b ze względu na konieczność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze lub konieczność wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi (brak podania danych uniemożliwi realizację obowiązku ustawowego, co może skutkować konsekwencjami przewidzianymi przepisami prawa),
   2. wymogiem umownym, w przypadku, o którym mowa w pkt. 3c (podanie danych ma na celu zawarcie i prawidłową realizację umowy, a ewentualne ich niepodanie będzie skutkowało nie zawarciem umowy),
   3. dobrowolne, w przypadku, o którym mowa w pkt. 3d kiedy świadomie i dobrowolnie wyrażono zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celu określonym taką zgodą (brak zgody uniemożliwi przetwarzanie danych w zakresie określonym zgodą),
9. Dane osobowe nie będą przekazywane odbiorcom w państwie trzecim lub organizacji międzynarodowej nie będą również poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

Niezależnie od powyższego, obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 lub 14 RODO dotyczący pozyskanych danych osobowych przez administratora w formie zindywidualizowanej i uwzględniającej charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania danych osobowych realizowany jest przy każdej czynności, w ramach której przetwarzane są dane osobowe przez administratora, a w szczególności przez poszczególne komórki organizacyjne urzędu przy pierwszym kontakcie z osobą fizyczną, a także przez umieszczenie stosownych informacji na drukach/wnioskach/formularzach dostępnych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie.

Ponadto, odnośnie monitoringu wizyjnego stosowanego w poszczególnych lokalizacjach Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie obowiązek informacyjny realizowany jest poprzez oznakowanie miejsc objętych monitoringiem wizyjnym stosownymi piktogramami, zaś szczegółowa klauzula informacyjna dostępna jest do pobrania tutaj.

W zakresie spełnienia obowiązku ciążącego na Administratorze, polegającego na transmitowaniu i utrwalaniu za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk obrad sesji Sejmiku Województwa Warmińsko-Mazurskiego klauzula informacyjna dostępna jest przy wejściu do Sali Sesyjnej Sejmiku Województwa Warmińsko-Mazurskiego lub pod linkiem: https://bip.warmia.mazury.pl/kategoria/114/sejmik-wojewodztwa-archiwum-z-obrad-sesji-sejmiku.html