W związku z uchwaloną Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, wdrażającą Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa UE, z dniem 25.12.2024 r. wprowadzono Procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych przez Zarząd Województwa Warmińsko-Mazurskiego.

Niniejsza Procedura reguluje tryb dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych (zgłoszeń zewnętrznych) przez Sygnalistów.

Sygnalistą może być osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, m.in.: pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, osoba ubiegająca się o pracę na podstawie stosunku pracy, przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy/usług/pełnienia funkcji/ pełnienia służby lub po ich ustaniu, osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, wolontariusz, stażysta, praktykant, członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej.

Przez informację o naruszeniu prawa należy rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa.

Przez kontekst związany z pracą należy rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w u pracodawcy lub na jego rzecz, lub pełnienia służby, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.

Zgodnie z Procedurą, wszelkie informacje o naruszeniu prawa dotyczące: korupcji, zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego, bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt, zdrowia publicznego, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej, rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych, a także konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej, niezwiązanych z dziedzinami wskazanymi powyżej, należy zgłosić ustnie lub pisemnie.

Proponowane opcje kontaktu:

1. ustnie: za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej pod numerem telefonu: 89 52 19 218;
2. pisemnie:
   1. w postaci papierowej - na adres: Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie, ul. Emilii Plater 1, 10-562 Olsztyn, w zamkniętej kopercie bez umieszczania na zewnątrz danych nadawcy, z dopiskiem w widocznym miejscu:
      „zgłoszenie zewnętrzne Zarząd Województwa – Pracownik ds. obsługi zgłoszeń zewnętrznych – do rąk własnych”;
   2. w postaci elektronicznej

Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem linii telefonicznej 89 52 19 218 jest dokumentowane.

Na wniosek sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku.

Proponowane wyżej opcje kontaktu dedykowane zgłoszeniom zewnętrznym zapewnią kompletność, poufność i integralność danych, w tym ich odpowiednie zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych oraz pozwolą na trwałe przechowywanie informacji w celu umożliwienia prowadzenia dalszego postępowania wyjaśniającego w ramach kompetencji Zarządu Województwa Warmińsko-Mazurskiego.

Zgłoszenie musi być dokonane w kontekście związanym z pracą.  

Przed dokonaniem zgłoszenia zewnętrznego zachęca się do skorzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych u swojego pracodawcy, u którego doszło do naruszenia prawa, szczególnie wtedy, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

Zaleca się aby zgłoszenie w sposób możliwie najbardziej szczegółowy określało rodzaj i okoliczności naruszenia prawa, ze wskazaniem osób, których dotyczy zgłoszenie, ewentualnych świadków i innych dowodów oraz informacji, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia, adresu do kontaktu. Zgłoszenie może nastąpić przy wykorzystaniu wzoru formularza przyjęcia zgłoszenia.

Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane.

W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej należy podać adres do kontaktu.

Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia przekazywane jest niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, chyba że wystąpiono wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub zachodzą uzasadnione podstawy dla uznania, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.
Dane osobowe oraz inne dane pozwalające na ustalenie tożsamości nie podlegają ujawnieniu, chyba, że wyrażą Państwo zgodę. Podane informacje objęte są poufnością.

Informacja zwrotna w zakresie planowanych lub podjętych działań następczych w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa wraz z podaniem powodów takich działań, nastąpi w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, na adres podany w zgłoszeniu. W uzasadnionych przypadkach, termin udzielenia informacji zwrotnej może zostać wydłużony do 6 miesięcy.

Organ może zwrócić się o przesłanie dodatkowych informacji lub wyjaśnień.

Sygnalista może dokonać zgłoszenia do Rzecznika Praw Obywatelskich:  

1. poprzez dedykowany formularz, który będzie dostępny na stronie Zespołu do spraw Sygnalistów,
2. podczas konsultacji z pracownikiem z Zespołu do spraw Sygnalistów (po uprzedniej informacji od osoby chcącej dokonać zgłoszenia i umówieniu się na spotkanie),
3. pocztą tradycyjną,
4. dzwoniąc na infolinię obsługującą zgłoszenia zewnętrzne.

Proponowane wyżej opcje kontaktu dedykowane zgłoszeniom zewnętrznym zapewnią kompletność, poufność i integralność danych, w tym ich odpowiednie zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych oraz pozwolą na trwałe przechowywanie informacji w celu umożliwienia prowadzenia dalszego postępowania wyjaśniającego w ramach kompetencji Zespołu do spraw Sygnalistów.

Sygnalista podlega ochronie jeśli dokona zgłoszenia naruszenia prawa w dobrej wierze - pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Sygnaliście przysługuje ochrona jeżeli dokonał zgłoszenia faktu stanowiącego naruszenie prawa, w dobrej wierze i wskazanym kanałem, ani Pracodawca, ani inne osoby zatrudnione nie mogą podejmować (ani próbować podejmować) jakichkolwiek działań odwetowych wobec sygnalisty oraz innych osób wskazanych w ustawie.

Działania odwetowe polegają m.in. na:

1. wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy,
2. obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę,
3. wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu,
4. pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń,
5. przeniesieniu na niższe stanowisko pracy.

Sygnalista wobec którego dopuszczono się działań odwetowych ma prawo do odszkodowania lub prawo do zadośćuczynienia. Za podejmowanie działań odwetowych sprawcy grozi odpowiedzialność karna.

Za świadome dokonanie nieprawdziwego zgłoszenia sygnalista odpowiada w zakresie:

1. prawa pracy  - sygnalista nie podlega wówczas ochronie przed działaniami odwetowymi,
2. prawa cywilnego - osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego,
3. prawa karnego - kto dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo karze pozbawienia wolności do lat 2.

Ochrona Danych Osobowych

Dane osobowe sygnalisty jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację nie będą ujawniane nieupoważnionym osobom, chyba że za jego wyraźną zgodą. Dane osobowe osoby której dotyczy zgłoszenie, osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia i osoby powiązanej z sygnalistą podlegają zasadom ochrony danych wynikających z RODO.

Dostęp do danych osobowych sygnalisty jest możliwy jedynie w przypadku posiadania pisemnego upoważnienia do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych,  koordynowania działań następczych, podejmowania działań następczych i prowadzenia rejestru oraz upoważnienia do przetwarzania danych osobowych wydanego przez Administratora Danych Osobowych.

Przepisu ust. 1 zdanie pierwsze nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

Przed dokonaniem ujawnienia, o którym mowa w ust. 3, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.

Po otrzymaniu zgłoszenia dane osobowe są przetwarzane w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

Ochrona poufności

Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem wyjątków przewidzianych w ustawie o sygnalistach, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

Szczegółowe wskazanie kto może być sygnalistą, w jakim zakresie można dokonać zgłoszenia, jaka ochrona przysługuje sygnaliście uregulowane zostało w  Ustawie z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów. W przypadku wątpliwości związanych dokonaniem zgłoszenia istnieje możliwość kontaktu z Pracownikiem ds. obsługi zgłoszeń zewnętrznych.

Chcesz dowiedzieć się więcej o ochronie Sygnalistów? Zapoznaj się z dokumentami:

Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych przez Zarząd Województwa Warmińsko-Mazurskiego (pdf)

Przykładowy Formularz przyjęcia zgłoszenia (Word)

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20240000928 - ustawa o sygnalistach (link)

https://eur-lex.europa.eu/PL/legal-content/summary/protection-of-persons-who-report-breaches-of-eu-law.html - treść dyrektywy (link)

Ochrona Danych Osobowych:

Treść klauzuli informacyjnej (pdf)