Istotą kontroli są czynności polegające na ustaleniu stanu rzeczywistego i porównaniu go ze stanem wymaganym w przepisach prawa, uregulowaniach wewnętrznych, innych aktach, w celu:

1. ujawnienia nieprawidłowości w organizacji pracy i realizacji zadań, gospodarce finansowej oraz gospodarowaniu mieniem;
2. zbierania informacji służących Zarządowi i Marszałkowi do podejmowania niezbędnych decyzji;
3. likwidacji stwierdzonych nieprawidłowości i zapobiegania ich powstawania w przyszłości;
4. gromadzenia i przetwarzania informacji o przeprowadzonych kontrolach.

 

System kontroli w Urzędzie obejmuje:

1. kontrolę wewnętrzną;
2. kontrolę zewnętrzną.

 

Kontrolę wewnętrzną wykonują:

1. Departament Kontroli:
   1. w ramach kontroli funkcjonowania Departamentów, zwłaszcza w zakresie przestrzegania przepisów kodeksu postępowania administracyjnego, stosowania instrukcji kancelaryjnej, załatwiania skarg i wniosków, prowadzenia działalności kontrolnej w ramach nadzoru merytorycznego, przestrzegania terminów realizacji uchwał Zarządu oraz wniosków Komisji Sejmiku,
   2. w ramach kontroli finansowej: zwłaszcza w zakresie przestrzegania procedur kontroli oraz badania i porównywania stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych;
2. Departament Organizacyjny - w zakresie dyscypliny pracy;
3. Departament Finansów i Skarbu - w zakresie prawidłowości gospodarowania finansami publicznymi, stosowanych zasad rachunkowości, badania operacji gospodarczych pod względem legalności, rzetelności i prawidłowości dokumentów, które stanowią podstawę do przyjęcia lub wydania środków pieniężnych,
   dotyczą obrotu rozliczeń z bankami, dotyczą przyjęcia i wydania rzeczowych i niematerialnych składników majątku;
4. Pełnomocnik Marszałka ds. Ochrony Informacji Niejawnych oraz Pełnomocnik Marszałka ds. Obronnych i Bezpieczeństwa Publicznego - w zakresie spraw im podległym.

 

Kontrolę zewnętrzną wykonują:

1. Departament Kontroli oraz inne Departamenty w zakresie należącym do ich właściwości, sprawdzając sposób realizowania na obszarze Województwa zadań publicznych wynikających z aktów prawnych, umów, porozumień  w odniesieniu do wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych oraz innych podmiotów;
2. inne podmioty upoważnione przez Marszałka lub Zarząd na podstawie przepisów szczególnych.

Kontrole zewnętrzne dokonywane są w oparciu o roczny plan kontroli Urzędu, sporządzany przez Departament Kontroli na podstawie propozycji dyrektorów Departamentów.

Roczny plan kontroli akceptuje Sekretarz Województwa i zatwierdza Marszałek.

W razie potrzeby, na polecenie Marszałka lub Zarządu, dokonuje się kontroli doraźnych poza rocznym planem kontroli.

Za organizowanie kontroli zewnętrznej odpowiada Departament Kontroli oraz Dyrektorzy Departamentów.

Do przeprowadzenia kontroli uprawnia imienne upoważnienie podpisane przez Marszałka lub upoważnioną przez Marszałka osoby, o ile nie jest wymagane upoważnienie Zarządu.

Kontrole przeprowadza się i dokumentuje w trybie i na zasadach określonych w przepisach prawa i uregulowaniach wewnętrznych.

Czynności kontrolne należy łączyć z niezbędnym instruktażem udzielanym osobom kontrolowanym w zakresie objętym tematem kontroli.

Wystąpienie pokontrolne lub zalecenia sporządzone w wyniku przeprowadzenia kontroli podpisuje Marszałek lub osoba przez niego upoważniona, o ile kwestia ta nie jest odmiennie uregulowana w przepisach powszechnie obowiązującego prawa.

Departament Kontroli, na podstawie informacji Departamentów o wykonaniu planu kontroli, sporządza roczne sprawozdanie z działalności kontrolnej Urzędu i przedkłada je Marszałkowi.

Szczegółowe zasady funkcjonowania kontroli regulują odrębne procedury obowiązujące w Urzędzie.

Dyrektorzy Departamentów zobowiązani są współdziałać z Departamentem Kontroli
w zakresie planowania i wykonywania kontroli oraz oceny i sposobu wykorzystania wyników kontroli.

Dyrektorzy Departamentów zobowiązani są do informowania Departamentu
Kontroli o:

1. zamierzonych kontrolach w wojewódzkich samorządowych jednostkach organizacyjnych oraz ich przedmiocie, zakresie i planowanym czasie przeprowadzenia - niezwłocznie;
2. przeprowadzonych kontrolach oraz wydanych zaleceniach pokontrolnych, raz na kwartał, zgodnie ze wskazaniami Departamentu Kontroli.

Departament Kontroli monitoruje prowadzenie książki kontroli zewnętrznych.

 

Działalność kontrolną Urzędu oraz działalność kontrolną wykonywaną przez Departamenty Urzędu koordynuje i sprawuje nad nią nadzór Sekretarz Województwa.