Informacje dodatkowe:

1. dotychczasowy § 20 otrzymuje brzmienie:
㤠20
Gabinet Marszałka (GM)
1. W skład Gabinetu Marszałka wchodzą:
   1. Biuro Obsługi Organizacyjnej (BOO);
   2. Biuro Polityki Informacyjnej (BPI);
2. Do zadań Biura Obsługi Organizacyjnej należy w szczególności:
   1. organizacja oraz koordynowanie wszelkich działań związanych z reprezentacyjną funkcją Marszałka jako gospodarza Województwa;
   2. opracowywanie planów pracy Marszałka, kalendarza spotkań, wizyt i podróży służbowych;
   3. opracowywanie wystąpień Marszałka;
   4. koordynowanie spraw związanych z udzielaniem odpowiedzi na wystąpienia, wnioski, uwagi oraz interwencje parlamentarzystów oraz prowadzenie ich ewidencji;
   5. koordynacja spraw związanych z udzielaniem odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych kierowane do Marszałka oraz prowadzenie ich ewidencji;
   6. przedkładanie Departamentowi Organizacyjnemu wniosków o przygotowanie upoważnień wskazanemu przez Marszałka Wicemarszałkowi zgodnie z § 4 ust. 5 Regulaminu Urzędu;
   7. przekazywanie do realizacji poleceń służbowych Marszałka;
   8. koordynowanie spraw związanych z udzielaniem odpowiedzi na listy i petycje przedkładane Marszałkowi;
   9. bieżąca obsługa sekretariatu Marszałka;
   10. prowadzenie i aktualizacja kalendarza spotkań Marszałka;
   11. koordynacja spraw związanych z przyznawaniem wojewódzkich Odznak „Za zasługi dla województwa warmińsko-mazurskiego” oraz w szczególnych przypadkach, przygotowanie dokumentacji dotyczącej wybranych odznaczeń resortowych, dla których, zgodnie z zapisami regulaminu ich przyznawania, wnioskodawcą jest Marszałek Województwa Warmińsko-Mazurskiego;
   12. koordynacja spraw związanych z działalnością Biura Regionalnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Brukseli;
   13. przygotowanie i organizowanie wyjazdów zagranicznych Marszałka we współpracy z Departamentem Współpracy Międzynarodowej;
   14. wykonywanie tłumaczeń korespondencji i materiałów informacyjnych;
   15. współpraca z Konwentem Marszałków RP.
3. Do zadań Biuro Polityki Informacyjnej należy w szczególności:
   1. realizowanie polityki informacyjnej Marszałka;
   2. przygotowywanie konferencji prasowych i bieżącej obsługi medialnej Marszałka;
   3. administrowanie i aktualizacja serwisu informacyjnego Samorządu Województwa w zakresie informacji związanych z pracą Zarządu Województwa;
   4. prowadzenie spójnej i efektywnej polityki zarządzania informacją dotyczącą pracy Marszałka i Zarządu;
   5. opracowywanie strategii informacyjnych;
   6. stały monitoring wszelkich wydarzeń mogących mieć wpływ na bieŜącą pracę i politykę Zarządu Województwa;
   7. współpraca ze Związkiem Województw RP oraz Komitetem Regionów UE.”;
4. dotychczasowy § 21 otrzymuje brzmienie:
„ § 21
Departament Organizacyjny (O)
1. W skład Departamentu Organizacyjnego wchodzą:
   1. Biuro Organizacyjne i Kancelarii Ogólnej (O.I);
   2. Biuro Spraw Pracowniczych (O.II);
   3. Biuro Obsługi Zarządu (O.III);
   4. Biuro Administracji i Obsługi (O.IV);
   5. Biuro ds. Obsługi Transportowej (O.V);
   6. Biuro Koordynacji Pomocy Technicznej RPO (O.VI);
   7. Samodzielne stanowisko ds. obsługi archiwum zakładowego (O.VII);
2. Do zadań Biura Organizacyjnego i Kancelarii Ogólnej należy w szczególności:
   1. w zakresie spraw organizacyjnych:
      1. opracowywanie projektu i aktualizacja Regulaminu Organizacyjnego Urzędu,
      2. opracowywanie projektów innych niezbędnych dokumentów dotyczących funkcjonowania Urzędu, organizacji i obsługi interesantów oraz obiegu dokumentów,
      3. opiniowanie przed zatwierdzeniem przez Marszałka szczegółowych struktur organizacyjnych poszczególnych Departamentów,
      4. przygotowywanie i monitorowanie, w uzgodnieniu z innymi departamentami, planów pracy Urzędu,
      5. prowadzenie i monitorowanie rejestru zarządzeń Marszałka z wyłączeniem zarządzeń, o których mowa w § 38 pkt 8,
      6. prowadzenie i monitorowanie rejestru upowaŜnień i pełnomocnictw udzielonych przez Marszałka i Zarząd,
      7. prowadzenie i monitorowanie ewidencji zespołów opiniodawczo-doradczych powołanych zarządzeniem Marszałka,
      8. prowadzenie rejestru fundacji, dla których Samorząd Województwa jest fundatorem lub współfundatorem,
      9. prowadzenie rejestru stowarzyszeń, których Samorząd Województwa jest członkiem,
      10. prowadzenie dokumentacji w sprawie wydawania legitymacji słuŜbowych, wydawanie legitymacji słuŜbowych oraz prowadzenie ich rejestru,
      11. prowadzenie sekretariatów: Wicemarszałków Województwa, Członków Zarządu Województwa, Sekretarza Województwa, Dyrektora i Zastępcy Dyrektora Departamentu.
   2. w zakresie spraw Kancelarii Ogólnej:
      1. prowadzenie rejestru korespondencji napływowej i wypływającej z Urzędu i ewidencji wpływów specjalnych,
      2. obsługa stanowiska przyjmowania i potwierdzania odbioru dokumentów elektronicznych przesyłanych pocztą elektroniczną oraz z Elektronicznej Skrzynki Podawczej,
      3. weryfikacja podpisu elektronicznego,
      4. sprawdzanie wpływających dokumentów elektronicznych pod względem formalnym,
      5. dekretacja dokumentów elektronicznych do poszczególnych Departamentów zgodnie ze ścieŜkami obiegu w Systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów,
      6. wprowadzanie dokumentów do Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów,
      7. prowadzenie ewidencji doręczanych dokumentów elektronicznych i wygenerowanych poświadczeń odbioru,
      8. przekazywanie korespondencji Członkom Zarządu i rozdzielanie na poszczególne Departamenty,
      9. przygotowywanie przesyłek pocztowych do nadania,
      10. prowadzenie punktu informacyjnego.
3. Do zadań Biura Spraw Pracowniczych należy w szczególności:
   1. prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu;
   2. prowadzenie spraw osobowych kierowników wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych we współdziałaniu z merytorycznym Departamentem;
   3. stała kontrola wykonania funduszu płac;
   4. załatwianie spraw emerytalnych i rentowych pracowników Urzędu;
   5. prowadzenie spraw socjalnych pracowników Urzędu;
   6. obsługa zakładowego funduszu świadczeń socjalnych;
   7. przygotowywanie planów i programów oraz organizacji szkoleń zawodowych pracowników Urzędu;
   8. opracowanie projektu i aktualizacja regulaminu pracy;
   9. prowadzenie ewidencji umów cywilno-prawnych (zlecenia i o dzieło);
   10. prowadzenie dokumentacji i organizowanie naboru na stanowiska urzędnicze i kierownicze w Urzędzie;
   11. prowadzenie dokumentacji i organizowanie służby przygotowawczej w Urzędzie;
   12. udział w przygotowywaniu dokumentacji związanej z realizacją Pomocy Technicznej w zakresie zatrudnienia i wynagradzania pracowników.
4. Do zadań Biura Obsługi Zarządu należy w szczególności:
   1. 1) opracowanie projektów planów pracy Zarządu oraz terminarza posiedzeń;
   2. kompletowanie wniosków kierowanych na posiedzenia Zarządu;
   3. prowadzenie rejestru uchwał Zarządu;
   4. sporządzanie protokołów z posiedzeń Zarządu;
   5. przekazywanie uchwał i rozstrzygnięć Zarządu do wykonania merytorycznym Departamentom;
   6. przekazywanie Wojewodzie oraz Regionalnej Izbie Obrachunkowej uchwał Zarządu objętych zakresem nadzoru tych organów – w terminie 7 dni od dnia ich podjęcia.
5. Do zadań Biura Administracji i Obsługi naleŜy w szczególności:
   1. gospodarka lokalami biurowymi Urzędu;
   2. zaopatrzenie materiałowo – techniczne;
   3. kontrola – na podstawie zamówień i faktur - wielkości wydatków na zakup rzeczy i usług w zakresie grupy dostaw i kategorii usług zgodnie z nomenklaturą Wspólnego Słownika Zamówień;
   4. coroczne opracowanie planu wydatków rzeczowych Urzędu Marszałkowskiego na podstawie budŜetu Województwa Warmińsko – Mazurskiego;
   5. techniczne zabezpieczenie narad, spotkań i uroczystości odbywających się z inicjatywy Marszałka, Wicemarszałków i Członków Zarządu;
   6. prowadzenie ewidencji umów dotyczących funkcjonowania Urzędu z zakresu administracji i obsługi;
   7. prowadzenie ewidencji wydanych i zdanych pieczęci oraz spraw związanych z likwidacją pieczęci.
6. Do zadań Biura ds. Obsługi Transportowej należy w szczególności:
   1. gospodarka pojazdami służbowymi Urzędu Marszałkowskiego;
   2. koordynacja wykorzystywania samochodów służbowych;
   3. organizacja wykorzystania środków transportu i pracy osób zatrudnionych na stanowiskach kierowców;
   4. rozliczanie i analiza kosztów transportu;
   5. kontrola- na podstawie zamówień i faktur- wielkości zakupowanych towarów i usług;
   6. prowadzenie rejestru osób upoważnionych do kierowania samochodami służbowymi;
   7. sporządzanie umów na używanie samochodów prywatnych do celów służbowych oraz prowadzenie ich rejestru.
7. Do zadań Biura Koordynacji Pomocy Technicznej RPO należy w szczególności:
   1. sporządzanie i realizacja zgodnie z decyzją o dofinansowaniu cząstkowego Rocznego Planu Działań w ramach operacji finansowanych z Pomocy Technicznej RPO, między innymi w zakresie:
      1. zatrudniania i wynagradzania pracowników przy udziale Biura Spraw Pracowniczych,
      2. wyposażenia stanowisk pracy,
      3. najmu i utrzymania powierzchni biurowych,
      4. rozliczania kosztów administracyjnych i organizacyjnych związanych z zarządzaniem RPO,
      5. rozliczania podróży służbowych,
      6. innej działalności bieżącej;
   2. przygotowanie danych do wniosku o płatność w części dotyczącej sprawozdawczości w w/w zakresie;
   3. opracowanie i przekazanie do Departamentu Zarządzania Programami Rozwoju Regionalnego comiesięcznego zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki danego miesiąca w ramach realizacji cząstkowego Rocznego Planu Działań.
8. Do zadań Samodzielnego stanowiska ds. obsługi archiwum zakładowego naleŜy w szczególności:
   1. gromadzenie, przechowywanie, zabezpieczanie i udostępnianie dokumentacji;
   2. współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie przejmowania akt do archiwum zakładowego;
   3. inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej (akt kat. B);
   4. przekazywanie materiałów archiwalnych (akt. kat. A) do archiwum państwowego;
   5. bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie.”;
2. dotychczasowy § 26 otrzymuje brzmienie:
㤠26
Departament Zarządzania Programami Rozwoju Regionalnego (ZPRR)
1. W skład Departamentu Zarządzania Programami Rozwoju Regionalnego wchodzą:
   1. Biuro Koordynacji (ZPRR.II);
   2. Biuro Promocji i Informacji (ZPRR.III);
   3. Biuro Projektów – Przedsiębiorczość (ZPRR.IV);
   4. Biuro Projektów – Infrastruktura Społeczna i Turystyczna (ZPRR.V);
   5. Biuro Projektów – Rewitalizacja (ZPRR.VI);
   6. Biuro Projektów – Transport (ZPRR.VII);
   7. Biuro Projektów – Informatyzacja (ZPRR.VIII);
   8. Biuro Płatności i Rozliczeń (ZPRR.IX);
   9. Biuro Kontroli (ZPRR.X);
   10. Biuro Monitoringu (ZPRR.XI);
   11. Biuro Budżetu i Pomocy Technicznej (ZPRR.XII);
2. Do zadań Biura Koordynacji należy w szczególności:
   1. zapewnienie jednolitości dokumentów związanych z realizacją RPO WiM;
   2. opracowywanie zbiorczych zestawień, ankiet oraz harmonogramów dotyczących realizacji RPO WiM;
   3. koordynowanie wdrażania zaleceń i rekomendacji z badań ewaluacyjnych oraz z przeprowadzonych kontroli w Departamencie;
   4. koordynowanie działań w obszarze zobowiązań Instytucji Zarządzającej (IZ) RPO WiM związanych z ochroną środowiska;
   5. koordynowanie zadań realizowanych przez Instytucję Pośredniczącą (IP);
   6. tworzenie i aktualizowanie bazy ekspertów;
   7. współpraca z Instytucją Koordynującą RPO WiM w zakresie funkcjonowania systemu wdrażania programu.
3. Do zadań Biura Promocji i Informacji należy w szczególności:
   1. opracowanie i realizacja planu działań promocyjnych i informacyjnych dla RPO WiM;
   2. prowadzenie Sieci Punktów Informacyjnych o Funduszach Europejskich.
4. Do zadań Biura Projektów – Przedsiębiorczość należy w szczególności:
   1. kontraktowanie środków RPO WiM w ramach części osi priorytetowej I Przedsiębiorczość:
      1. przygotowywanie dokumentacji,
      2. nabór i ocena wniosków o dofinansowanie projektów,
      3. organizowanie posiedzeń Komisji Oceny Projektów (KOP),
      4. przygotowywanie umów i aneksów do umów,
      5. rozpatrywanie odwołań,
      6. analiza przepływów finansowych i wykorzystania alokacji;
   2. przeprowadzanie kontroli krzyżowych projektów w ramach RPO WiM oraz kontroli krzyżowych horyzontalnych projektów z RPO WiM a PROW;
   3. koordynowanie zadań realizowanych przez Instytucję Pośredniczącą II stopnia (IP II).
5. Do zadań Biura Projektów – Infrastruktura Społeczna i Turystyczna należy w szczególności:
   1. kontraktowanie środków RPO WiM w ramach osi priorytetowej III Infrastruktura Społeczna oraz osi priorytetowej II Turystyka:
      1. przygotowywanie dokumentacji,
      2. nabór i ocena wniosków o dofinansowanie projektów,
      3. organizowanie posiedzeń Komisji Oceny Projektów (KOP),
      4. przygotowywanie umów i aneksów do umów,
      5. rozpatrywanie odwołań,
      6. analiza przepływów finansowych i wykorzystania alokacji;
   2. przeprowadzanie kontroli krzyżowych projektów w ramach RPO WiM oraz kontroli krzyżowych horyzontalnych projektów z RPO WiM a PROW.
6. Do zadań Biura Projektów – Rewitalizacja naleŜy w szczególności:
   1. kontraktowanie środków RPO WiM w ramach osi priorytetowej IV Rozwój, restrukturyzacja i rewitalizacja miast:
      1. przygotowywanie dokumentacji,
      2. nabór i ocena wniosków o dofinansowanie projektów,
      3. organizowanie posiedzeń Komisji Oceny Projektów (KOP),
      4. przygotowywanie umów i aneksów do umów,
      5. rozpatrywanie odwołań,
      6. analiza przepływów finansowych i wykorzystania alokacji;
   2. przeprowadzanie kontroli krzyżowych projektów w ramach RPO WiM oraz kontroli krzyżowych horyzontalnych projektów z RPO WiM a PROW.
7. Do zadań Biura Projektów – Transport naleŜy w szczególności:
   1. kontraktowanie środków RPO WiM w ramach osi priorytetowej V Infrastruktura transportowa regionalna i lokalna:
      1. przygotowywanie dokumentacji,
      2. nabór i ocena wniosków o dofinansowanie projektów,
      3. organizowanie posiedzeń Komisji Oceny Projektów (KOP),
      4. przygotowywanie umów i aneksów do umów,
      5. rozpatrywanie odwołań,
      6. analiza przepływów finansowych i wykorzystania alokacji;
   2. przeprowadzanie kontroli krzyżowych projektów w ramach RPO WiM oraz kontroli krzyżowych horyzontalnych projektów z RPO WiM a PROW.
8. Do zadań Biura Projektów – Informatyzacja należy w szczególności:
   1. kontraktowanie środków RPO WiM w ramach osi priorytetowej VII Infrastruktura społeczeństwa informacyjnego:
      1. przygotowywanie dokumentacji,
      2. nabór i ocena wniosków o dofinansowanie projektów,
      3. organizowanie posiedzeń Komisji Oceny Projektów (KOP),
      4. przygotowywanie umów i aneksów do umów,
      5. rozpatrywanie odwołań,
      6. analiza przepływów finansowych i wykorzystania alokacji;
   2. przeprowadzanie kontroli krzyżowych projektów w ramach RPO WiM oraz kontroli krzyżowych horyzontalnych projektów z RPO WiM a PROW;
   3. analiza procesów, projektowanie i programowanie systemu informatycznego RPO WiM;
   4. opracowywanie interfejsu komunikacyjnego pomiędzy lokalnym i krajowym systemem informatycznym (SIMIK 2007-2013);
   5. nadzór techniczny nad stroną internetową RPO WiM.
9. Do zadań Biura Płatności i Rozliczeń należy w szczególności:
   1. opracowywanie procedur przekazywania płatności;
   2. weryfikacja wniosków Beneficjenta o płatność;
   3. rozliczanie płatności przekazywanych IP/IP II oraz weryfikacja poświadczeń i deklaracji wydatków od IP/IP II do IZ;
   4. przygotowywanie poświadczeń i deklaracji wydatków oraz wniosków o płatność okresową od IZ do Instytucji Certyfikującej;
   5. przechowywanie zabezpieczeń prawidłowej realizacji umów o dofinansowanie projektu;
   6. odzyskiwanie kwot nienależnie pobranych lub wypłaconych w nadmiernej wysokości zgodnie z ustawą o finansach publicznych;
   7. przeprowadzanie kontroli krzyżowych projektów w ramach RPO WiM oraz kontroli krzyżowych horyzontalnych projektów z RPO WiM a PROW.
10. Do zadań Biura Kontroli należy w szczególności:
    1. opracowywanie procedur przeprowadzania kontroli;
    2. opracowywanie i weryfikacja Rocznego planu kontroli;
    3. przeprowadzanie kontroli na dokumentach oraz kontroli na miejscu realizacji projektu;
    4. przeprowadzanie kontroli systemu zarządzania i kontroli IP/IP II;
    5. przeprowadzanie kontroli Pomocy Technicznej w IP;
    6. przeprowadzanie kontroli na zakończenie realizacji projektu;
    7. przeprowadzanie kontroli krzyżowych projektów w ramach RPO WiM oraz kontroli krzyżowych horyzontalnych projektów z RPO WiM a PROW;
    8. gromadzenie informacji, weryfikacja i sporządzanie raportów o nieprawidłowościach.
11. Do zadań Biura Monitoringu należy w szczególności:
    1. gromadzenie oraz monitorowanie danych na temat realizacji RPO WiM;
    2. sporządzanie i weryfikacja informacji miesięcznych, sprawozdań okresowych, rocznych i końcowych;
    3. sporządzanie sprawozdań z zakresu pomocy publicznej;
    4. prowadzenie sekretariatu Komitetu Monitorującego RPO WiM.
12. Do zadań Biura Budżetu i Pomocy Technicznej należy w szczególności:
    1. wnioskowanie i rozliczanie środków finansowych na realizację RPO WiM;
    2. opracowywanie budżetu Samorządu Województwa w części dotyczącej RPO WiM oraz sporządzanie sprawozdań z jego wykonania;
    3. opracowywanie, weryfikacja i monitoring Rocznego Planu Działań IZ dla zadań realizowanych w ramach Pomocy Technicznej RPO WiM w danym roku budżetowym, przygotowywanie uchwał oraz sporządzanie zestawień dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte Rocznym Planem Działań IZ;
    4. zamknięcie Pomocy Technicznej ZPORR;
    5. weryfikacja Rocznych Planów Działań IP oraz przygotowywanie umów i aneksów do umów;
    6. weryfikacja wniosków o płatność IP.”.
3. załącznik Nr 2 do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko– Mazurskiego w Olsztynie otrzymuje brzmienie określone w załączniku do niniejszej uchwały.