Rozpatrywanie petycji

1. Rozpatrywanie i merytoryczne załatwianie petycji następuje na zasadach określonych w ustawie z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach i należy do zadań Departamentów właściwych ze względu na przedmiot sprawy.
2. Petycja może być złożona przez osobę fizyczną, osobę prawną, jednostkę organizacyjną niebędącą osobą prawną lub grupę tych podmiotów.
3. Petycja może być złożona w interesie publicznym, własnym, podmiotu trzeciego za jego zgodą.
4. Petycję składa się w formie pisemnej, albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
5. Jeżeli petycja nie zawiera oznaczenia wnoszącego petycję lub wskazania miejsca zamieszkania, albo siedziby oraz adresu do korespondencji pozostawia się ją bez rozpoznania.
6. Jeżeli petycja, nie spełnia innych wymogów określonych w ustawie o petycjach, tj. nie została złożona w formie pisemnej, albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej, nie zawiera oznaczenia adresata petycji lub wskazania przedmiotu petycji lub petycja składana w interesie pomiotu trzeciego nie zawiera imienia i nazwiska, albo nazwy, miejsca zamieszkania, albo siedziby oraz adresu do korespondencji lub adresu poczty elektronicznej tego podmiotu lub wyrażonej zgody na złożenie w jego interesie petycji w formie pisemnej, albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej, Departament merytoryczny wzywa, w terminie 30 dni od dnia złożenia petycji, wnoszącego petycję do uzupełnienia lub wyjaśnienia treści petycji w terminie 14 dni z pouczeniem, że petycja, której treść nie zostanie uzupełniona lub wyjaśniona, nie będzie rozpatrzona.
7. Departament merytoryczny zawiadamia wnoszącego petycję o sposobie jej załatwienia wraz z uzasadnieniem w formie pisemnej, albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
8. Odpowiedzi na petycje podpisuje Marszałek lub upoważnieni przez Marszałka Członkowie Zarządu, Sekretarz Województwa, Dyrektorzy Departamentów lub ich zastępcy.

Termin rozpatrzenia petycji

1. Petycja powinna być rozpatrzona bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie 3 miesięcy od dnia jej złożenia. W przypadku przekazania petycji przez podmiot, który uznał się za niewłaściwy do jej rozpatrzenia, albo wezwania wnoszącego petycję do uzupełnienia lub wyjaśnienia treści petycji, termin liczy się odpowiednio od dnia otrzymania petycji, albo od dnia uzupełnienia lub wyjaśnienia treści petycji.
2. W przypadku wystąpienia okoliczności niezależnych uniemożliwiających rozpatrzenie petycji w terminie, o którym mowa w ust. 1 termin ten ulega przedłużeniu, nie dłużej jednak niż do 3 miesięcy, licząc od upływu terminu, o którym mowa w ust. 1, o czym zawiadamia się wnoszącego petycję.
3. Departament merytoryczny, który jest niewłaściwy do rozpatrzenia petycji, przesyła ją niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 30 dni od dnia jej złożenia, do podmiotu właściwego do rozpatrzenia petycji, zawiadamiając o tym równocześnie wnoszącego petycję.
4. Jeżeli petycja dotyczy kilku spraw podlegających rozpatrzeniu przez różne podmioty, Departament merytoryczny rozpatruje ją w zakresie należącym do jego właściwości oraz przekazuje niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 30 dni od dnia jej złożenia właściwym podmiotom, zawiadamiając o tym równocześnie wnoszącego petycję.

Petycja wielokrotna

1. Jeżeli w ciągu miesiąca od otrzymania petycji składane są dalsze petycje, dotyczące tej samej sprawy Marszałek Województwa lub upoważnieni przez Marszałka Członkowie Zarządu, Sekretarz Województwa, Dyrektorzy Departamentów lub ich zastępcy mogą zarządzić łączne rozpatrywanie petycji (petycja wielokrotna).
2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 Departament merytoryczny niezwłocznie przekazuje do Departamentu Społeczeństwa Informacyjnego w celu umieszczenia w Biuletynie Informacji Publicznej informacje zawierające:
   1. Okres oczekiwania na dalsze petycje nie dłuższy niż 2 miesiące, licząc od dnia ogłoszenia. Termin rozpatrzenia petycji wielokrotnej liczy się od dnia upływu, okresu, o którym mowa w zdaniu poprzednim.
   2. Wezwanie wnoszącego petycję, składającą się na petycję wielokrotną do uzupełnienia lub wyjaśnienia treści petycji w terminie 14 dni, zgodnie z wymogami określonymi w ustawie o petycjach, tj. złożenia w formie pisemnej, albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej, oznaczenia adresata petycji lub wskazania przedmiotu petycji lub w przypadku złożenia petycji w interesie podmiotu trzeciego imienia i nazwiska albo nazwy, miejsca zamieszkania albo siedziby oraz adresu do korespondencji lub adresu poczty elektronicznej tego podmiotu lub wyrażonej zgody na złożenie w jego interesie petycji. Ogłoszenie zastępuje wezwanie. Petycję, której treść nie została uzupełniona lub wyjaśniona pozostawia się bez rozpatrzenia.
   3. Sposób załatwienia petycji wielokrotnej. Ogłoszenie zastępuje zawiadomienie o sposobie załatwienia petycji.

Zadania Departamentów Urzędu oraz Departamentu Kontroli w zakresie petycji

Do zadań Departamentu Kontroli w zakresie petycji należy:

1. przyjmowanie oraz koordynowanie spraw związanych z udzieleniem odpowiedzi na petycje, przedkładane Marszałkowi, Wicemarszałkom, Członkom Zarządu oraz Sekretarzowi Województwa,
2. prowadzenie rejestru petycji kierowanych do Marszałka, Wicemarszałków, Członków Zarządu oraz Sekretarza Województwa,
3. opracowanie przy współpracy z Departamentami corocznej zbiorczej informacji o petycjach, rozpatrywanych w roku poprzednim oraz przekazanie jej do Departamentu Społeczeństwa Informacyjnego w celu umieszczenia na stronie Biuletynu Informacji Publicznej w terminie do 30 czerwca każdego roku.

Dyrektorzy Departamentów zobowiązani są w szczególności do:

1. zapewnienia należytej organizacji przyjmowania, rozpatrywania i ewidencjonowania petycji,
2. sprawowania bieżącego nadzoru nad prawidłowością i terminowością rozpatrywania petycji zgodnie z zasadami określonymi w ustawie z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach,
3. niezwłocznego przekazywania do Departamentu Społeczeństwa Informacyjnego w celu umieszczenia w Biuletynie Informacji Publicznej informacji zawierających:
   1. odwzorowanie cyfrowe (skan) petycji, datę jej złożenia oraz w przypadku wyrażenia zgody na ujawnienie na stronie internetowej, imienia i nazwiska albo nazwy wnoszącego petycję lub podmiotu, w interesie którego petycja jest składana,
   2. aktualizację informacji, o których mowa w ppkt a) o dane dotyczące przebiegu postępowania, w szczególności dotyczące zasięganych opinii, przewidywanego terminu oraz sposobu załatwienia petycji,
   3. dane określone w § 78 ust. 2, w przypadku zarządzenia łącznego rozpatrywania petycji (petycja wielokrotna).
4. współpracy z Departamentem Kontroli przy opracowaniu corocznej zbiorczej informacji o petycjach rozpatrzonych w roku poprzednim,
5. współpracy z Kancelarią Sejmiku przy rozpatrywaniu petycji kierowanych do Sejmiku Województwa.

Załatwianie korespondencji dotyczącej petycji

Załatwianie korespondencji dotyczącej petycji odbywa się z zachowaniem przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego, ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach, rozporządzania Prezesa Rady Ministrów z dnia 18.01.2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie.