Dyrektor: Łukasz Wojtanowski
Zastępca Dyrektora: Maciej Lisowski

10-521 Olsztyn, ul. Partyzantów 24
tel. (89) 613 26 20

1. W skład Departamentu Nadzoru Właścicielskiego i Monitorowania Wydatków wchodzą:
   1. Biuro ds. Certyfikacji i Księgowania Wydatków (I);
   2. Biuro ds. Kontroli Systemu i Nieprawidłowości (II);
   3. Zespół ds. Nadzoru właścicielskiego (III);
   4. Biuro ds. Inwestycji i projektów własnych (IV).


2. Do zadań Biura ds. Certyfikacji i Księgowania Wydatków należy w szczególności:
   1. w zakresie RPO WiM 2014-2020:
      1. sporządzanie i przedstawianie Komisji Europejskiej wniosków o płatność i poświadczanie, że wynikają one z wiarygodnych systemów księgowych, są oparte na weryfikowalnych dokumentach potwierdzających i były przedmiotem weryfikacji przeprowadzonych przez IZ,
      2. sporządzanie rocznych zestawień wydatków i poświadczanie ich kompletności, rzetelności, prawdziwości oraz zgodności z obowiązującymi przepisami prawa,
      3. weryfikacja ewidencji kwot podlegających odzyskaniu i kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu na rzecz operacji,
      4. uwzględnianie do celów certyfikacji wyników wszystkich kontroli i audytów oraz informacji o wykrytych nieprawidłowościach,
      5. weryfikacja sprawozdań z realizacji RPO WiM 2014-2020 w zakresie certyfikacji,
      6. aktualizacja  IW IC,
      7. aktualizacja Opisu Funkcji i Procedur w zakresie zadań realizowanych przez Biuro,
      8. współpraca przy zamykaniu perspektywy 2014-2020 w zakresie certyfikacji;
   2. w zakresie FEWiM 2021-2027:
      1. sporządzanie wniosków o płatność i przedkładanie ich Komisji Europejskiej,
      2. sporządzanie i przedkładanie Komisji Europejskiej zestawień wydatków, potwierdzanie ich kompletności, rzetelności i prawdziwości oraz potwierdzanie, że wydatki ujęte w tych zestawieniach są zgodne z prawem i prawidłowe,
      3. utrzymywanie w formie elektronicznej zapisów księgowych dotyczących wydatków zadeklarowanych  Komisji Europejskiej,
      4. przeliczanie z PLN na euro kwot wydatków ujętych w deklaracjach od IZ i IP z wykorzystaniem miesięcznego obrachunkowego kursu wymiany stosowanego przez Komisję Europejską,
      5. weryfikacja rejestru kwot wycofanych i uwzględnianie ich we wniosku o płatność do Komisji Europejskiej i zestawieniu wydatków,
      6. uwzględnianie w procesie księgowania wydatków wyników wszystkich audytów i kontroli przeprowadzonych przez uprawnione instytucje,
      7. wstrzymanie księgowania wydatków poniesionych z naruszeniem prawa,
      8. opracowanie i aktualizacja IW IZ w zakresie zadań związanych z księgowaniem wydatków,
      9. opracowanie i aktualizacja Opisu Systemu Zarządzania i Kontroli w zakresie zadań realizowanych przez Biuro,
      10. współpraca przy zamykaniu perspektywy 2021-2027 w zakresie księgowania wydatków;
   3. w zakresie zadań wspólnych dla RPO WiM 2014-2020 i FEWiM 2021-2027:
      1. opiniowanie projektów wytycznych i rozporządzeń ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego,
      2. użytkowanie centralnych systemów teleinformatycznych,
      3. współpraca w zakresie sporządzania wniosków o dofinansowanie i wniosków o płatność z Pomocy technicznej,
      4. współpraca w zakresie planowania i wykonania budżetu Pomocy technicznej,
      5. wdrażanie mechanizmów zarządzania ryzykiem i przeciwdziałania nadużyciom finansowym,
      6. uwzględnianie wyników kontroli i audytów przeprowadzonych przez uprawnione instytucje dotyczących pracy i zadań Biura,
      7. wdrażanie rekomendacji z badań ewaluacyjnych oraz monitorowanie realizacji zaleceń i rekomendacji z badań ewaluacyjnych,
      8. archiwizacja dokumentacji.
3. Do zadań Biura ds. Kontroli Systemu i Nieprawidłowości należy w szczególności:
   1. w zakresie RPO WiM 2014-2020:
      1. gromadzenie i analizowanie wyników kontroli i audytów przeprowadzonych w ramach systemu zarządzania i kontroli pod kątem certyfikacji,
      2. opracowanie i aktualizacja wkładu do Opisu Funkcji i Procedur i IW IZ,
      3. współpraca przy tworzeniu i użytkowanie Lokalnego systemu informatycznego w ramach RPO WiM 2014-2020,
      4. sporządzanie wkładu do rocznego podsumowania audytów i kontroli w zakresie zadań Biura;
   2. w zakresie FEWiM 2021-2027:
      1. gromadzenie i uwzględnianie wyników kontroli i audytów przeprowadzonych w ramach systemu zarządzania i kontroli w ramach zadań realizowanych przez Biuro,
      2. współpraca przy opracowywaniu i aktualizacji Strategii Inwestycyjnej Instrumentów Finansowych, wzoru wniosku o dofinansowanie Instrumentów Finansowych oraz wzoru umowy o finansowaniu projektu Funduszu Powierniczego,
      3. współpraca przy weryfikacji i opiniowaniu sprawozdania z realizacji Instrumentów Finansowych oraz Rocznych Planów Działania Funduszu Powierniczego,
      4. opracowanie i aktualizacja wkładu do Opisu Systemu Zarządzania i Kontroli i IW IZ;
   3. zadania wspólne dla RPO WiM 2014-2020 i FEWiM 2021-2027:
      1. przeprowadzanie kontroli systemowej w IP,
      2. przeprowadzanie kontroli instrumentów finansowych,
      3. przeprowadzanie kontroli instrumentów finansowych w momencie zamknięcia Programu,
      4. koordynacja weryfikacji i weryfikacja we właściwym zakresie IW IP,
      5. koordynacja sporządzania i aktualizacji Rocznego Planu Kontroli Instytucji Zarządzającej,
      6. weryfikacja i zatwierdzanie Rocznych Planów Kontroli Instytucji Pośredniczących,
      7. sporządzanie informacji dotyczących nieprawidłowości w zakresie zadań Biura,
      8. weryfikowanie przekazanych raportów i zestawień dotyczących nieprawidłowości,
      9. przekazanie informacji o nieprawidłowościach zgodnie z procedurami informowania o nieprawidłowościach obowiązującymi w danej perspektywie finansowej,
      10. rozpatrywanie skarg na działalność IP,
      11. współpraca przy opracowywaniu i aktualizacji wzoru Umowy o dofinansowanie,
      12. opiniowanie projektów wytycznych ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego,
      13. wdrażanie mechanizmów przeciwdziałania nadużyciom finansowym w funduszach polityki spójności,
      14. wdrażanie rekomendacji z badań ewaluacyjnych oraz monitorowanie realizacji zaleceń i rekomendacji z badań ewaluacyjnych,
      15. współpraca w zakresie przygotowania sprawozdań z Programu w części dotyczącej zadań Biura,
      16. współpraca przy weryfikacji i opiniowaniu sprawozdania IP,
      17. użytkowanie centralnych systemów teleinformatycznych,
      18. współpraca w zakresie planowania i wykonania budżetu Pomocy Technicznej,
      19. współpraca przy zamykaniu perspektywy finansowej w części dotyczącej Biura,
      20. archiwizacja dokumentacji.
4. Do zadań Zespołu ds. Nadzoru właścicielskiego należy w szczególności:
   1. pozyskiwanie i przechowywanie odpisów umów lub statutów spółek handlowych, w których Województwo posiada udziały lub akcje, oraz ich zmian;
   2. pozyskiwanie w ramach posiadanych przez Województwo w danej spółce uprawnień odpisów uchwał organów tej spółki oraz innych dokumentów dotyczących działalności spółki istotnych dla oceny tej działalności oraz przechowywanie tych dokumentów;
   3. prowadzenie i aktualizowanie wykazu spółek, w których Województwo posiada udziały lub akcje;
   4. prowadzenie we współpracy z departamentami właściwymi ze względu na przedmiot działalności danej spółki spraw wynikających z udziału Województwa w spółkach handlowych, tworzenia takich spółek lub przystępowania do nich przez Województwo, w tym spraw z zakresu nadzoru właścicielskiego nad tymi spółkami, z wyłączeniem wykonywania tych zadań w odniesieniu do spółki POLREGIO SPÓŁKA AKCYJNA, a w szczególności:
      1. prowadzenie spraw związanych z uczestnictwem Województwa w zgromadzeniach wspólników lub walnych zgromadzeniach spółek handlowych, w których Województwo posiada udziały lub akcje,
      2. prowadzenie spraw związanych ze zmianą umów lub statutów spółek handlowych, w których Województwo posiada udziały lub akcje,
      3. prowadzenie spraw związanych ze zgłoszeniem przez Województwo osób do organów w spółkach handlowych, w których Województwo posiada udziały lub akcje,
      4. współpraca z osobami reprezentującymi Województwo na zgromadzeniach wspólników lub walnych zgromadzeniach spółek, w których Województwo posiada udziały lub akcje, oraz z osobami wskazanymi lub zgłoszonymi przez Województwo do rad nadzorczych tych spółek, w szczególności poprzez wymianę informacji, przygotowywanie dokumentów oraz udzielanie stosownych rekomendacji,
      5. podejmowanie w razie potrzeby działań zmierzających do wykonania prawa kontroli w spółkach, w których Województwo posiada udziały, w ramach posiadanych przez Województwo w danej spółce uprawnień kontrolnych,
      6. podejmowanie w razie potrzeby działań mających na celu skorzystanie przez Województwo z prawa do informacji dotyczących spółek, w których Województwo posiada akcje,
      7. diagnozowanie potencjalnych lub zaistniałych zagrożeń dotyczących danej spółki, w której Województwo posiada udziały lub akcje, oraz niezwłoczne informowanie Zarządu o tych zagrożeniach,
      8. przekazywanie Zarządowi stosownie do potrzeb nie rzadziej jednak niż raz w roku okresowych informacji o sytuacji ekonomiczno-finansowej danej spółki oraz
         o efektywności realizacji zadań Samorządu Województwa, które wykonuje dana spółka,
      9. współpraca z departamentami właściwymi ze względu na przedmiot działalności spółek, w których Województwo posiada udziały lub akcje, przy wykonywaniu ich zadań dotyczących tych spółek,
      10. koordynowanie wykonywania zadań związanych z przeprowadzanymi w Urzędzie przez organy kontroli i inne podmioty zewnętrzne kontrolami dotyczącymi spółek, w których Województwo posiada udziały lub akcje, z wyjątkiem przypadku, gdy kontrola dotyczy wyłącznie spółki POLREGIO SPÓŁKA AKCYJNA;
   5. prowadzenie spraw wynikających z posiadania statusu fundatora przez Województwo lub Marszałka w niżej wymienionych fundacjach lub z członkostwa Marszałka
      w organach tych fundacji:
      1. Nidzickiej Fundacji Rozwoju „Nida” w Nidzicy,
      2. Fundacji Ochrony Wielkich Jezior Mazurskich w Giżycku,
      3. Fundacji Zielone Płuca Polski,
         w tym:
         - diagnozowanie potencjalnych lub zaistniałych zagrożeń dotyczących danej fundacji oraz niezwłoczne informowanie Marszałka oraz Zarządu o tych zagrożeniach,
         - współpraca, z osobami reprezentującymi Województwo lub Marszałka na posiedzeniach organów ww. fundacji, w szczególności poprzez wymianę informacji, przygotowywanie dokumentów oraz udzielanie stosownych rekomendacji.
5. Do zadań Biura ds. Inwestycji i projektów własnych należy w szczególności:
   1. prowadzenie powierzonych spraw związanych z wspieraniem procesów inwestycyjnych realizowanych przez Samorząd Województwa i Jednostki Organizacyjne Województwa Warmińsko-Mazurskiego, finansowane częściowo lub w całości ze środków budżetu Województwa;
   2. prowadzenie bazy danych inwestycji, o których mowa w pkt 1;
   3. współpraca z Biurami i Departamentami Urzędu w zakresie zgłaszanych potrzeb inwestycyjnych w samorządowych jednostkach organizacyjnych Województwa przez nich nadzorowanych;
   4. występowanie o udostępnienie dokumentacji w zakresie zadań inwestycyjnych, o których mowa w pkt 1;
   5. współpraca na polecenie Marszałka lub na prośbę Inwestora z Inspektorami Nadzoru Inwestorskiego w zakresie realizacji inwestycji, o których mowa w pkt 1;
   6. prowadzenie w razie potrzeby wizji lokalnych inwestycji, o których mowa w pkt 1, na przeprowadzenie których zezwalają przepisy prawa;
   7. udział na polecenie Marszałka lub na prośbę Inwestora w radach technicznych i radach budowy inwestycji, o których mowa w pkt 1;
   8. uczestniczenie na polecenie Marszałka lub na prośbę Inwestora w odbiorach końcowych inwestycji, o których mowa w pkt 1;
   9. uczestniczenie na polecenie Marszałka lub na prośbę samorządowych jednostek organizacyjnych Województwa w przygotowywaniu inwestycji, o których mowa w pkt 1;
   10. przygotowywanie na potrzeby Marszałka i Zarządu informacji dotyczących realizowanych zadań inwestycyjnych, o których mowa w pkt 1;
   11. poszukiwanie możliwych do pozyskania przez Województwo Warmińsko-Mazurskie funduszy zewnętrznych na realizację projektów i inwestycji własnych;
   12. analiza inwestycji i projektów własnych Województwa w zakresie rozwiązywania problemów w nich występujących.