Departament Europejskiego Funduszu Społecznego

Dyrektor: Michał Opieczyński
Zastępca dyrektora: Maria Joanna Pietrukaniec
Zastępca dyrektora: Katarzyna Smólczyńska
p.o. Zastępcy dyrektora: Małgorzata Wasyluk

10-562 Olsztyn, ul. Emilii Plater 1, pok. 361
tel. (89) 521 97 00
fax. (89) 521 97 09

W skład Departamentu Europejskiego Funduszu Społecznego (FS) wchodzą:
1. Biuro Strategii i Monitorowania (II);
2. Biuro Projektów Kształcenia Zawodowego (III);
3. Biuro Finansów (IV);
4. Biuro Kontroli Projektów (V);
5. Biuro Projektów Kształcenia Ogólnego (VI);
6. Biuro Projektów Usług Rozwojowych dla Przedsiębiorstw (VII).
7. Biuro Projektów Kształcenia Ustawicznego (VIII).

Do zadań Biura Strategii i Monitorowania należy w szczególności:
1. koordynacja i wsparcie zadań w Departamencie FS wynikających ze współpracy z Departamentem PR w zakresie:
  1. opracowywania i aktualizacji RPO WiM na lata 2014 – 2020,
  2. prowadzenia negocjacji RPO WiM na lata 2014 – 2020 z Komisją Europejską,
  3. opracowywania stanowiska negocjacyjnego do Kontraktu Terytorialnego,
  4. opracowywania i aktualizacji Szczegółowego Opisu Osi Priorytetowych RPO WiM na lata 2014-2020,
  5. monitorowania inteligentnych specjalizacji,
  6. przekazywania MR informacji o realizacji kontraktu terytorialnego,
  7. sporządzania rocznych i końcowego sprawozdania z realizacji RPO WiM na lata 2014 – 2020,
  8. przekazywania do IK UP informacji dotyczącej zmian w alokacji środków oraz informacji kwartalnych z realizacji RPO WiM na lata 2014 – 2020,
  9. sporządzania informacji o realizacji RPO WiM na lata 2014 – 2020 do Zarządu, Sejmiku Województwa oraz Komitetu Monitorującego Programu,
  10. naboru kandydatów na ekspertów RPO WiM na lata 2014 – 2020, w tym prowadzenia ich Wykazu,
  11. ewaluacji RPO WiM na lata 2014 – 2020,
  12. powierzenia zadań IP WUP związanych z realizacją RPO WiM na lata 2014 – 2020;
2. wsparcie Biur wdrożeniowych Departamentu FS i opracowywanie dokumentów z wykorzystaniem wkładów Biur Departamentu FS, w tym w szczególności:
  1. planu pracy Departamentu FS,
  2. harmonogramów naborów i ich aktualizacji,
  3. Opisu Funkcji i Procedur oraz Instrukcji Wykonawczej Instytucji Zarządzającej RPO WiM na lata 2014-2020,
  4. sprawozdań oraz informacji kwartalnych Osi Priorytetowej 2 i Działania 10.6 RPO WiM na lata 2014 – 2020,
  5. rocznych planów działania;
3. koordynacja, opracowanie i aktualizacja wzorów wniosku o dofinansowanie, minimalnego wzoru umowy o dofinansowanie oraz wniosku o płatność w zakresie EFS;
4. opracowanie i aktualizacja, przy wsparciu merytorycznym pracowników Departamentu FS, kryteriów ogólnych wyboru projektów;
5. przekazywanie do Departamentu PR wewnętrznie skonsultowanych uwag do projektów wytycznych horyzontalnych ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego na okres programowania 2014-2020;
6. współpraca z Departamentem EFRR przy tworzeniu i użytkowaniu Lokalnego Systemu Informatycznego;
7. współpraca z Departamentem KP w zakresie informacji i promocji RPO WiM na lata 2014 – 2020; w tym organizacji szkoleń dla beneficjentów w obszarze wdrażanych przez Departament Działań;
8. współpraca z Ministerstwem Rozwoju w zakresie organizacji szkoleń dla kandydatów na ekspertów RPO WiM na lata 2014 – 2020;
9. administrowanie Centralnym Systemem Teleinformatycznym SL 2014 w zakresie wdrażanych przez Departament Działań;
10. prowadzenie procedury odwoławczej od oceny wniosków w Działaniach RPO WiM na lata 2014 – 2020 wdrażanych przez Departament;
11. realizacja zadań wynikających z nadzoru nad bieżącym wykonywaniem funkcji IP
  – WUP w zakresie opiniowania Rocznych Planów Działania, harmonogramów naborów, inicjowania zmian w umowie z IP, weryfikacji wstępnej sprawozdań rocznych i okresowych, Instrukcji Wykonawczej Instytucji Pośredniczącej RPO WiM na lata 2014-2020 oraz współpracy w zakresie Centralnego Systemu Informatycznego SL 2014;
12. wdrażanie mechanizmów przeciwdziałania nadużyciom finansowym;
13. udział w procesie zarządzania ryzykiem w Departamencie;
14. zadania związane z zamykaniem Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013;
15. archiwizacja dokumentacji.

Do zadań Biura Projektów Kształcenia Zawodowego należy w szczególności:
1. współpraca z komórkami Urzędu oraz innymi instytucjami w zakresie kreowania polityki edukacyjnej regionu;
2. przygotowywanie dokumentów w obszarze wdrażania Działania 2.4, w tym w szczególności:
  1. założeń do systemu wdrażania oraz wkładu do RPO WiM na lata 2014 – 2020 i Szczegółowego Opisu Osi Priorytetowych RPO WiM na lata 2014- 2020,
  2. planu pracy Departamentu FS,
  3. rocznych planów działania w zakresie postępu rzeczowego oraz harmonogramów naborów,
  4. przygotowanie i aktualizacja specyficznych kryteriów wyboru projektów w obszarze Działania 2.4;
3. współpraca z BSiM w zakresie przygotowania:
  1. Opisu Funkcji i Procedur oraz Instrukcji Wykonawczej Instytucji Zarządzającej RPO WiM na lata 2014-2020,
  2. kryteriów ogólnych wyboru projektów,
  3. wzorów wniosku o dofinansowanie, minimalnego wzoru umowy o dofinansowanie oraz wniosku o płatność w obszarze EFS;
4. opiniowanie projektów wytycznych horyzontalnych ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego na okres programowania 2014-2020;
5. przygotowanie wkładu do sprawozdań i informacji miesięcznych/kwartalnych w zakresie związanym z opisem problemów we wdrażaniu oraz planowanych działań zaradczych w ramach Działania 2.4;
6. współpraca przy opracowaniu Rocznego Planu Kontroli w obszarze dotyczącym weryfikacji administracyjnej projektów;
7. przygotowanie projektów regulaminów konkursów w ramach Działania 2.4;
8. przygotowanie do przedłożenia Zarządowi Województwa Warmińsko- Mazurskiego dokumentacji dotyczącej ogłoszenia naboru wniosków;
9. wsparcie Przewodniczącego KOP w zakresie organizacji prac Komisji;
10. współpraca z KOP w ramach oceny pracy ekspertów w obszarze kształcenia zawodowego;
11. sporządzanie umów oraz aneksów do umów o dofinansowanie projektów;
12. weryfikacja zmian we wnioskach o dofinansowanie projektów;
13. weryfikacja postępu rzeczowo-finansowego wniosku o płatność zgodnie z umową i wytycznymi programowymi;
14. bieżące wsparcie beneficjenta w zakresie prawidłowego rozliczenia projektu;
15. wprowadzanie danych dotyczących rozliczanego projektu do systemów informatycznych;
16. współpraca w realizacji kontroli krzyżowych Programu i kontroli krzyżowych horyzontalnych;
17. nakładanie korekt finansowych oraz monitoring ich odzyskiwania, zidentyfikowanych w ramach weryfikacji wniosków o płatność, do momentu wydania decyzji;
18. udział w spotkaniach informacyjnych z potencjalnymi wnioskodawcami w ramach Działania 2.4;
19. wdrażanie mechanizmów przeciwdziałania nadużyciom finansowym;
20. udział w procesie zarządzania ryzykiem w Departamencie;
21. zadania związane z zamykaniem Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013;
22. archiwizacja dokumentacji.

Do zadań Biura Finansów należy w szczególności:
1. opracowywanie i rozliczanie planów finansowych i projektu budżetu w ramach działań RPO WiM na lata 2014 – 2020 wdrażanych przez Departament FS;
2. sporządzanie prognoz wniosków o płatność do KE w ramach działań RPO WiM na lata 2014 – 2020 wdrażanych przez Departament FS;
3. sporządzanie Deklaracji wydatków IZ w zakresie EFS w odniesieniu do osi priorytetowej 2 oraz działania 10.6, agregującej zweryfikowane i zatwierdzone Zestawienia wniosków o płatność, korekt, rejestrów obciążeń ROPS oraz PR z uwzględnieniem wyników audytów IA, a także przesyłanie jej do Instytucji Certyfikującej;
4. współpraca z Departamentem A przy sporządzaniu deklaracji zarządczej;
5. przygotowywanie dyspozycji przelewów w ramach działań RPO WiM na lata 2014 – 2020 wdrażanych przez Departament FS;
6. współpraca z Departamentem PR przy monitorowaniu zasady n+3 w ramach działań RPO WiM na lata 2014 – 2020 wdrażanych przez Departament FS;
7. współpraca z Departamentem O w zakresie sporządzania wniosków o dofinansowanie i wniosków o płatność z Pomocy Technicznej;
8. współpraca z Departamentem O w zakresie planowania i wykonania budżetu Pomocy technicznej RPO WiM na lata 2014 – 2020;
9. sporządzanie informacji miesięcznych na temat wysokości dofinansowania przekazywanego w formie zaliczek;
10. realizacja wydatków związanych z ekspertyzami i finansowaniem ekspertów KOP poprzez przygotowanie merytoryczne potrzeb w ramach działania 12.1 RPO WiM na lata 2014 – 2020;
11. sporządzanie raportów i zestawień dotyczących nieprawidłowości w ramach Działań RPO WiM na lata 2014 – 2020 wdrażanych przez Departament FS;
12. prowadzenie postępowań administracyjnych w I i II instancji w przedmiocie zwrotu środków, zastosowania ulg i określania odpowiedzialności osób trzecich za zobowiązania Beneficjenta w ramach Działań RPO WiM na lata 2014 – 2020 wdrażanych przez Departament FS;
13. prowadzenie postępowań administracyjnych w II instancji w przedmiocie zwrotu środków, zastosowania ulg i określania odpowiedzialności osób trzecich za zobowiązania Beneficjenta w ramach działań IP - WUP;
14. dochodzenie należności w postępowaniu administracyjnym i egzekucji administracyjnej w ramach działań RPO WiM na lata 2014 – 2020 wdrażanych przez Departament FS;
15. współpraca z BSiM w zakresie przygotowania Opisu Funkcji i Procedur oraz Instrukcji Wykonawczej Instytucji Zarządzającej RPO WiM na lata 2014-2020;
16. dokonywanie indywidualnej interpretacji postanowień Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków na potrzeby Departamentu FS i IP - WUP;
17. opiniowanie projektów wytycznych horyzontalnych ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego na okres programowania 2014-2020;
18. opracowanie i aktualizacja wkładu do Instrukcji Wykonawczej Instytucji Zarządzającej RPO WiM na lata 2014-2020 w zakresie zadań realizowanych przez Biuro;
19. wdrażanie mechanizmów przeciwdziałania nadużyciom finansowym;
20. udział w procesie zarządzania ryzykiem w Departamencie;
21. zadania związane z zamykaniem Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013;
22. archiwizacja dokumentacji.

Do zadań Biura Kontroli Projektów należy w szczególności:
1. monitorowanie procesu wdrażania rekomendacji wydanych w ramach kontroli zewnętrznych;
2. kontrolowanie projektów RPO WiM na lata 2014 – 2020 w zakresie Działań wdrażanych przez Departament;
3. opracowanie wkładu do Rocznego Planu Kontroli RPO WiM na lata 2014 – 2020 w zakresie Działań wdrażanych przez Departament;
4. sporządzenie kart zamknięcia Osi Priorytetowych RPO WiM na lata 2014 – 2020 w zakresie priorytetów inwestycyjnych wdrażanych przez Departament;
5. sporządzanie wkładu do rocznego podsumowania z audytów i kontroli;
6. wdrażanie mechanizmów przeciwdziałania nadużyciom finansowym;
7. wsparcie procesu zarządzania ryzykiem w Departamencie;
8. opracowanie i aktualizacja wkładu do Instrukcji Wykonawczej Instytucji Zarządzającej RPO WiM na lata 2014-2020 w zakresie zadań realizowanych przez Biuro;
9. zadania związane z zamykaniem Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013;
10. archiwizacja dokumentacji;
11. współpraca w realizacji kontroli krzyżowych Programu i kontroli krzyżowych horyzontalnych.

Do zadań Biura Projektów Kształcenia Ogólnego należy w szczególności:
1. współpraca z komórkami Urzędu oraz innymi instytucjami w zakresie kreowania polityki edukacyjnej regionu;
2. przygotowywanie dokumentów w obszarze wdrażania Działań 2.1 oraz 2.2, w tym w szczególności:
  1. założeń do systemu wdrażania oraz wkładu do RPO WiM na lata 2014 – 2020 i Szczegółowego Opisu Osi Priorytetowych RPO WiM na lata 2014 – 2020,
  2. planu pracy Departamentu FS,
  3. rocznych planów działania w zakresie postępu rzeczowego oraz harmonogramów naborów,
  4. przygotowanie i aktualizacja specyficznych kryteriów wyboru projektów w obszarze Działań 2.1 oraz 2.2;
3. współpraca z BSiM w zakresie przygotowania:
  1. Opisu Funkcji i Procedur oraz Instrukcji Wykonawczej Instytucji Zarządzającej RPO WiM na lata 2014-2020,,
  2. kryteriów ogólnych wyboru projektów;,
  3. wzorów wniosku o dofinansowanie, minimalnego wzoru umowy o dofinansowanie oraz wniosku o płatność w obszarze EFS;
4. opiniowanie projektów wytycznych horyzontalnych ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego na okres programowania 2014-2020;
5. przygotowanie wkładu do sprawozdań i informacji miesięcznych/kwartalnych w zakresie związanym z opisem problemów we wdrażaniu oraz planowanych działań zaradczych w ramach Działania 2.1 oraz 2.2;
6. współpraca przy opracowaniu Rocznego Planu Kontroli w obszarze dotyczącym weryfikacji administracyjnej projektów;
7. przygotowanie projektów regulaminów konkursów w ramach Działania 2.1 oraz 2.2;
8. przygotowanie do przedłożenia Zarządowi Województwa Warmińsko- Mazurskiego dokumentacji dotyczącej ogłoszenia naboru wniosków;
9. wsparcie Przewodniczącego KOP w zakresie organizacji prac Komisji;
10. współpraca z KOP w ramach oceny pracy ekspertów w obszarze kształcenia ogólnego;
11. sporządzanie umów oraz aneksów do umów o dofinansowanie projektów;
12. weryfikacja zmian we wnioskach o dofinansowanie projektów;
13. weryfikacja postępu rzeczowo-finansowego wniosku o płatność zgodnie z umową i wytycznymi programowymi;
14. bieżące wsparcie beneficjenta w zakresie prawidłowego rozliczenia projektu;
15. wprowadzanie danych dotyczących rozliczanego projektu do systemów informatycznych;
16. współpraca w realizacji kontroli krzyżowych Programu i kontroli krzyżowych horyzontalnych;
17. nakładanie korekt finansowych oraz monitoring ich odzyskiwania, zidentyfikowanych w ramach weryfikacji wniosków o płatność, do momentu wydania decyzji;
18. udział w spotkaniach informacyjnych z potencjalnymi wnioskodawcami w ramach Działania 2.1 oraz 2.2;
19. wdrażanie mechanizmów przeciwdziałania nadużyciom finansowym;
20. udział w procesie zarządzania ryzykiem w Departamencie;
21. zadania związane z zamykaniem Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013;
22. archiwizacja dokumentacji.

Do zadań Biura Projektów Usług Rozwojowych dla Przedsiębiorstw należy w szczególności:
1. realizacja zadań wynikających z wdrażania Popytowego Systemu Finansowania Usług Rozwojowych dla Przedsiębiorstw w województwie warmińsko-mazurskim;
2. przygotowywanie dokumentów w obszarze wdrażania Działania 10.6, w tym w szczególności:
  1. założeń do systemu wdrażania oraz wkładu do RPO WiM na lata 2014 – 2020 i Szczegółowego Opisu Osi Priorytetowych RPO WiM na lata 2014 – 2020,
  2. planu pracy Departamentu FS,
  3. rocznych planów działania w zakresie postępu rzeczowego oraz harmonogramów naborów,
  4. przygotowanie i aktualizacja specyficznych kryteriów wyboru projektów w obszarze Działania 10.6;
3. współpraca z BSiM w zakresie przygotowania:
  1. Opisu Funkcji i Procedur oraz Instrukcji Wykonawczej Instytucji Zarządzającej RPO WiM na lata 2014 – 2020,
  2. kryteriów ogólnych wyboru projektów,
  3. wzorów wniosku o dofinansowanie, minimalnego wzoru umowy o dofinansowanie oraz wniosku o płatność w obszarze EFS;
4. opiniowanie projektów wytycznych horyzontalnych ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego na okres programowania 2014-2020;
5. przygotowanie wkładu do sprawozdań i informacji miesięcznych/kwartalnych w zakresie związanym z opisem problemów we wdrażaniu oraz planowanych działań zaradczych w ramach Działania 10.6;
6. współpraca przy opracowaniu Rocznego Planu Kontroli w obszarze dotyczącym weryfikacji administracyjnej projektów;
7. przygotowanie projektów regulaminów konkursów w ramach Działania 10.6;
8. przygotowanie do przedłożenia Zarządowi Województwa Warmińsko- Mazurskiego dokumentacji dotyczącej ogłoszenia naboru wniosków;
9. wsparcie Przewodniczącego KOP w zakresie organizacji prac Komisji;
10. współpraca z KOP w ramach oceny pracy ekspertów w obszarze usług rozwojowych dla przedsiębiorstw;
11. sporządzanie umów oraz aneksów do umów o dofinansowanie projektów;
12. weryfikacja zmian we wnioskach o dofinansowanie projektów;
13. weryfikacja postępu rzeczowo-finansowego wniosku o płatność zgodnie z umową i wytycznymi programowymi;
14. bieżące wsparcie beneficjenta w zakresie prawidłowego rozliczenia projektu;
15. wprowadzanie danych dotyczących rozliczanego projektu do systemów informatycznych;
16. współpraca w realizacji kontroli krzyżowych Programu i kontroli krzyżowych horyzontalnych
17. nakładanie korekt finansowych oraz monitoring ich odzyskiwania, zidentyfikowanych w ramach weryfikacji wniosków o płatność, do momentu wydania decyzji;
18. udział w spotkaniach informacyjnych z potencjalnymi wnioskodawcami w ramach Działania 10.6;
19. wdrażanie mechanizmów przeciwdziałania nadużyciom finansowym;
20. udział w procesie zarządzania ryzykiem w Departamencie;
21. zadania związane z zamykaniem Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013;
22. archiwizacja dokumentacji.
Do zadań Biura Projektów Kształcenia Ustawicznego należy w szczególności:
1. współpraca z komórkami Urzędu oraz innymi instytucjami w zakresie kreowania polityki edukacyjnej regionu;
2. przygotowywanie dokumentów w obszarze wdrażania Działania 2.3, w tym w szczególności:
  1. założeń do systemu wdrażania oraz wkładu do RPO WiM na lata 2014 – 2020 i Szczegółowego Opisu Osi Priorytetowych RPO WiM na lata 2014 – 2020,
  2. planu pracy Departamentu FS,
  3. rocznych planów działania w zakresie postępu rzeczowego oraz harmonogramów naborów,
  4. przygotowanie i aktualizacja specyficznych kryteriów wyboru projektów w obszarze Działania 2.3;
3. współpraca z BSiM w zakresie przygotowania:
  1. Opisu Funkcji i Procedur oraz Instrukcji Wykonawczej Instytucji Zarządzającej RPO WiM na lata 2014-2020,
  2. kryteriów ogólnych wyboru projektów,
  3. wzorów wniosku o dofinansowanie, minimalnego wzoru umowy o dofinansowanie oraz wniosku o płatność w obszarze EFS;
4. opiniowanie projektów wytycznych horyzontalnych ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego na okres programowania 2014-2020;
5. przygotowanie wkładu do sprawozdań i informacji miesięcznych/kwartalnych w zakresie związanym z opisem problemów we wdrażaniu oraz planowanych działań zaradczych w ramach Działania 2.4;
6. współpraca przy opracowaniu Rocznego Planu Kontroli w obszarze dotyczącym weryfikacji administracyjnej projektów;
7. przygotowanie projektów regulaminów konkursów w ramach Działania 2.3;
8. przygotowanie do przedłożenia Zarządowi Województwa Warmińsko- Mazurskiego dokumentacji dotyczącej ogłoszenia naboru wniosków;
9. wsparcie Przewodniczącego KOP w zakresie organizacji prac Komisji;
10. współpraca z KOP w ramach oceny pracy ekspertów w obszarze kształcenia ustawicznego;
11. sporządzanie umów oraz aneksów do umów o dofinansowanie projektów;
12. weryfikacja zmian we wnioskach o dofinansowanie projektów;
13. weryfikacja postępu rzeczowo-finansowego wniosku o płatność zgodnie z umową i wytycznymi programowymi;
14. bieżące wsparcie beneficjenta w zakresie prawidłowego rozliczenia projektu;
15. wprowadzanie danych dotyczących rozliczanego projektu do systemów informatycznych;
16. współpraca w realizacji kontroli krzyżowych Programu i kontroli krzyżowych horyzontalnych;
17. nakładanie korekt finansowych oraz monitoring ich odzyskiwania, zidentyfikowanych w ramach weryfikacji wniosków o płatność, do momentu wydania decyzji;
18. udział w spotkaniach informacyjnych z potencjalnymi wnioskodawcami w ramach Działania 2.3;
19. wdrażanie mechanizmów przeciwdziałania nadużyciom finansowym;
20. udział w procesie zarządzania ryzykiem w Departamencie;
21. zadania związane z zamykaniem Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013;
22. archiwizacja dokumentacji.
Przy wykonywaniu innych zadań w ramach RPO WiM na lata 2014 – 2020 Departament Europejskiego Funduszu Społecznego współpracuje z departamentami Urzędu oraz innymi Instytucjami, wchodzącymi w skład systemu instytucjonalnego zarządzania RPO WiM na lata 2014 -2020.