Departament Europejskiego Funduszu Społecznego
Dyrektor: Michał Opieczyński
Zastępca dyrektora: Maria Joanna Pietrukaniec
Zastępca dyrektora: Katarzyna Smólczyńska
p.o. Zastępcy dyrektora: Małgorzata Wasyluk
10-562 Olsztyn, ul. Emilii Plater 1, pok. 361
tel. (89) 521 97 00
fax. (89) 521 97 09
- W skład Departamentu Europejskiego Funduszu Społecznego (FS) wchodzą:
- Biuro Strategii i Monitorowania (II);
- Biuro Projektów Kształcenia Zawodowego (III);
- Biuro Finansów (IV);
- Biuro Kontroli Projektów (V);
- Biuro Projektów Kształcenia Ogólnego (VI);
- Biuro Projektów Usług Rozwojowych dla Przedsiębiorstw (VII).
- Biuro Projektów Kształcenia Ustawicznego (VIII).
- Do zadań Biura Strategii i Monitorowania należy w szczególności:
- koordynacja i wsparcie zadań w Departamencie FS wynikających ze współpracy z Departamentem PR w zakresie:
- opracowywania i aktualizacji RPO WiM na lata 2014 – 2020,
- prowadzenia negocjacji RPO WiM na lata 2014 – 2020 z Komisją Europejską,
- opracowywania stanowiska negocjacyjnego do Kontraktu Terytorialnego,
- opracowywania i aktualizacji Szczegółowego Opisu Osi Priorytetowych RPO WiM na lata 2014-2020,
- monitorowania inteligentnych specjalizacji,
- przekazywania MR informacji o realizacji kontraktu terytorialnego,
- sporządzania rocznych i końcowego sprawozdania z realizacji RPO WiM na lata 2014 – 2020,
- przekazywania do IK UP informacji dotyczącej zmian w alokacji środków oraz informacji kwartalnych z realizacji RPO WiM na lata 2014 – 2020,
- sporządzania informacji o realizacji RPO WiM na lata 2014 – 2020 do Zarządu, Sejmiku Województwa oraz Komitetu Monitorującego Programu,
- naboru kandydatów na ekspertów RPO WiM na lata 2014 – 2020, w tym prowadzenia ich Wykazu,
- ewaluacji RPO WiM na lata 2014 – 2020,
- powierzenia zadań IP WUP związanych z realizacją RPO WiM na lata 2014 – 2020;
- wsparcie Biur wdrożeniowych Departamentu FS i opracowywanie dokumentów z wykorzystaniem wkładów Biur Departamentu FS, w tym w szczególności:
- planu pracy Departamentu FS,
- harmonogramów naborów i ich aktualizacji,
- Opisu Funkcji i Procedur oraz Instrukcji Wykonawczej Instytucji Zarządzającej RPO WiM na lata 2014-2020,
- sprawozdań oraz informacji kwartalnych Osi Priorytetowej 2 i Działania 10.6 RPO WiM na lata 2014 – 2020,
- rocznych planów działania;
- koordynacja, opracowanie i aktualizacja wzorów wniosku o dofinansowanie, minimalnego wzoru umowy o dofinansowanie oraz wniosku o płatność w zakresie EFS;
- opracowanie i aktualizacja, przy wsparciu merytorycznym pracowników Departamentu FS, kryteriów ogólnych wyboru projektów;
- przekazywanie do Departamentu PR wewnętrznie skonsultowanych uwag do projektów wytycznych horyzontalnych ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego na okres programowania 2014-2020;
- współpraca z Departamentem EFRR przy tworzeniu i użytkowaniu Lokalnego Systemu Informatycznego;
- współpraca z Departamentem KP w zakresie informacji i promocji RPO WiM na lata 2014 – 2020; w tym organizacji szkoleń dla beneficjentów w obszarze wdrażanych przez Departament Działań;
- współpraca z Ministerstwem Rozwoju w zakresie organizacji szkoleń dla kandydatów na ekspertów RPO WiM na lata 2014 – 2020;
- administrowanie Centralnym Systemem Teleinformatycznym SL 2014 w zakresie wdrażanych przez Departament Działań;
- prowadzenie procedury odwoławczej od oceny wniosków w Działaniach RPO WiM na lata 2014 – 2020 wdrażanych przez Departament;
- realizacja zadań wynikających z nadzoru nad bieżącym wykonywaniem funkcji IP
– WUP w zakresie opiniowania Rocznych Planów Działania, harmonogramów naborów, inicjowania zmian w umowie z IP, weryfikacji wstępnej sprawozdań rocznych i okresowych, Instrukcji Wykonawczej Instytucji Pośredniczącej RPO WiM na lata 2014-2020 oraz współpracy w zakresie Centralnego Systemu Informatycznego SL 2014; - wdrażanie mechanizmów przeciwdziałania nadużyciom finansowym;
- udział w procesie zarządzania ryzykiem w Departamencie;
- zadania związane z zamykaniem Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013;
- archiwizacja dokumentacji.
- koordynacja i wsparcie zadań w Departamencie FS wynikających ze współpracy z Departamentem PR w zakresie:
- Do zadań Biura Projektów Kształcenia Zawodowego należy w szczególności:
- współpraca z komórkami Urzędu oraz innymi instytucjami w zakresie kreowania polityki edukacyjnej regionu;
- przygotowywanie dokumentów w obszarze wdrażania Działania 2.4, w tym w szczególności:
- założeń do systemu wdrażania oraz wkładu do RPO WiM na lata 2014 – 2020 i Szczegółowego Opisu Osi Priorytetowych RPO WiM na lata 2014- 2020,
- planu pracy Departamentu FS,
- rocznych planów działania w zakresie postępu rzeczowego oraz harmonogramów naborów,
- przygotowanie i aktualizacja specyficznych kryteriów wyboru projektów w obszarze Działania 2.4;
- współpraca z BSiM w zakresie przygotowania:
- Opisu Funkcji i Procedur oraz Instrukcji Wykonawczej Instytucji Zarządzającej RPO WiM na lata 2014-2020,
- kryteriów ogólnych wyboru projektów,
- wzorów wniosku o dofinansowanie, minimalnego wzoru umowy o dofinansowanie oraz wniosku o płatność w obszarze EFS;
- opiniowanie projektów wytycznych horyzontalnych ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego na okres programowania 2014-2020;
- przygotowanie wkładu do sprawozdań i informacji miesięcznych/kwartalnych w zakresie związanym z opisem problemów we wdrażaniu oraz planowanych działań zaradczych w ramach Działania 2.4;
- współpraca przy opracowaniu Rocznego Planu Kontroli w obszarze dotyczącym weryfikacji administracyjnej projektów;
- przygotowanie projektów regulaminów konkursów w ramach Działania 2.4;
- przygotowanie do przedłożenia Zarządowi Województwa Warmińsko- Mazurskiego dokumentacji dotyczącej ogłoszenia naboru wniosków;
- wsparcie Przewodniczącego KOP w zakresie organizacji prac Komisji;
- współpraca z KOP w ramach oceny pracy ekspertów w obszarze kształcenia zawodowego;
- sporządzanie umów oraz aneksów do umów o dofinansowanie projektów;
- weryfikacja zmian we wnioskach o dofinansowanie projektów;
- weryfikacja postępu rzeczowo-finansowego wniosku o płatność zgodnie z umową i wytycznymi programowymi;
- bieżące wsparcie beneficjenta w zakresie prawidłowego rozliczenia projektu;
- wprowadzanie danych dotyczących rozliczanego projektu do systemów informatycznych;
- współpraca w realizacji kontroli krzyżowych Programu i kontroli krzyżowych horyzontalnych;
- nakładanie korekt finansowych oraz monitoring ich odzyskiwania, zidentyfikowanych w ramach weryfikacji wniosków o płatność, do momentu wydania decyzji;
- udział w spotkaniach informacyjnych z potencjalnymi wnioskodawcami w ramach Działania 2.4;
- wdrażanie mechanizmów przeciwdziałania nadużyciom finansowym;
- udział w procesie zarządzania ryzykiem w Departamencie;
- zadania związane z zamykaniem Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013;
- archiwizacja dokumentacji.
- Do zadań Biura Finansów należy w szczególności:
- opracowywanie i rozliczanie planów finansowych i projektu budżetu w ramach działań RPO WiM na lata 2014 – 2020 wdrażanych przez Departament FS;
- sporządzanie prognoz wniosków o płatność do KE w ramach działań RPO WiM na lata 2014 – 2020 wdrażanych przez Departament FS;
- sporządzanie Deklaracji wydatków IZ w zakresie EFS w odniesieniu do osi priorytetowej 2 oraz działania 10.6, agregującej zweryfikowane i zatwierdzone Zestawienia wniosków o płatność, korekt, rejestrów obciążeń ROPS oraz PR z uwzględnieniem wyników audytów IA, a także przesyłanie jej do Instytucji Certyfikującej;
- współpraca z Departamentem A przy sporządzaniu deklaracji zarządczej;
- przygotowywanie dyspozycji przelewów w ramach działań RPO WiM na lata 2014 – 2020 wdrażanych przez Departament FS;
- współpraca z Departamentem PR przy monitorowaniu zasady n+3 w ramach działań RPO WiM na lata 2014 – 2020 wdrażanych przez Departament FS;
- współpraca z Departamentem O w zakresie sporządzania wniosków o dofinansowanie i wniosków o płatność z Pomocy Technicznej;
- współpraca z Departamentem O w zakresie planowania i wykonania budżetu Pomocy technicznej RPO WiM na lata 2014 – 2020;
- sporządzanie informacji miesięcznych na temat wysokości dofinansowania przekazywanego w formie zaliczek;
- realizacja wydatków związanych z ekspertyzami i finansowaniem ekspertów KOP poprzez przygotowanie merytoryczne potrzeb w ramach działania 12.1 RPO WiM na lata 2014 – 2020;
- sporządzanie raportów i zestawień dotyczących nieprawidłowości w ramach Działań RPO WiM na lata 2014 – 2020 wdrażanych przez Departament FS;
- prowadzenie postępowań administracyjnych w I i II instancji w przedmiocie zwrotu środków, zastosowania ulg i określania odpowiedzialności osób trzecich za zobowiązania Beneficjenta w ramach Działań RPO WiM na lata 2014 – 2020 wdrażanych przez Departament FS;
- prowadzenie postępowań administracyjnych w II instancji w przedmiocie zwrotu środków, zastosowania ulg i określania odpowiedzialności osób trzecich za zobowiązania Beneficjenta w ramach działań IP - WUP;
- dochodzenie należności w postępowaniu administracyjnym i egzekucji administracyjnej w ramach działań RPO WiM na lata 2014 – 2020 wdrażanych przez Departament FS;
- współpraca z BSiM w zakresie przygotowania Opisu Funkcji i Procedur oraz Instrukcji Wykonawczej Instytucji Zarządzającej RPO WiM na lata 2014-2020;
- dokonywanie indywidualnej interpretacji postanowień Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków na potrzeby Departamentu FS i IP - WUP;
- opiniowanie projektów wytycznych horyzontalnych ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego na okres programowania 2014-2020;
- opracowanie i aktualizacja wkładu do Instrukcji Wykonawczej Instytucji Zarządzającej RPO WiM na lata 2014-2020 w zakresie zadań realizowanych przez Biuro;
- wdrażanie mechanizmów przeciwdziałania nadużyciom finansowym;
- udział w procesie zarządzania ryzykiem w Departamencie;
- zadania związane z zamykaniem Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013;
- archiwizacja dokumentacji.
- Do zadań Biura Kontroli Projektów należy w szczególności:
- monitorowanie procesu wdrażania rekomendacji wydanych w ramach kontroli zewnętrznych;
- kontrolowanie projektów RPO WiM na lata 2014 – 2020 w zakresie Działań wdrażanych przez Departament;
- opracowanie wkładu do Rocznego Planu Kontroli RPO WiM na lata 2014 – 2020 w zakresie Działań wdrażanych przez Departament;
- sporządzenie kart zamknięcia Osi Priorytetowych RPO WiM na lata 2014 – 2020 w zakresie priorytetów inwestycyjnych wdrażanych przez Departament;
- sporządzanie wkładu do rocznego podsumowania z audytów i kontroli;
- wdrażanie mechanizmów przeciwdziałania nadużyciom finansowym;
- wsparcie procesu zarządzania ryzykiem w Departamencie;
- opracowanie i aktualizacja wkładu do Instrukcji Wykonawczej Instytucji Zarządzającej RPO WiM na lata 2014-2020 w zakresie zadań realizowanych przez Biuro;
- zadania związane z zamykaniem Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013;
- archiwizacja dokumentacji;
- współpraca w realizacji kontroli krzyżowych Programu i kontroli krzyżowych horyzontalnych.
- Do zadań Biura Projektów Kształcenia Ogólnego należy w szczególności:
- współpraca z komórkami Urzędu oraz innymi instytucjami w zakresie kreowania polityki edukacyjnej regionu;
- przygotowywanie dokumentów w obszarze wdrażania Działań 2.1 oraz 2.2, w tym w szczególności:
- założeń do systemu wdrażania oraz wkładu do RPO WiM na lata 2014 – 2020 i Szczegółowego Opisu Osi Priorytetowych RPO WiM na lata 2014 – 2020,
- planu pracy Departamentu FS,
- rocznych planów działania w zakresie postępu rzeczowego oraz harmonogramów naborów,
- przygotowanie i aktualizacja specyficznych kryteriów wyboru projektów w obszarze Działań 2.1 oraz 2.2;
- współpraca z BSiM w zakresie przygotowania:
- Opisu Funkcji i Procedur oraz Instrukcji Wykonawczej Instytucji Zarządzającej RPO WiM na lata 2014-2020,,
- kryteriów ogólnych wyboru projektów;,
- wzorów wniosku o dofinansowanie, minimalnego wzoru umowy o dofinansowanie oraz wniosku o płatność w obszarze EFS;
- opiniowanie projektów wytycznych horyzontalnych ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego na okres programowania 2014-2020;
- przygotowanie wkładu do sprawozdań i informacji miesięcznych/kwartalnych w zakresie związanym z opisem problemów we wdrażaniu oraz planowanych działań zaradczych w ramach Działania 2.1 oraz 2.2;
- współpraca przy opracowaniu Rocznego Planu Kontroli w obszarze dotyczącym weryfikacji administracyjnej projektów;
- przygotowanie projektów regulaminów konkursów w ramach Działania 2.1 oraz 2.2;
- przygotowanie do przedłożenia Zarządowi Województwa Warmińsko- Mazurskiego dokumentacji dotyczącej ogłoszenia naboru wniosków;
- wsparcie Przewodniczącego KOP w zakresie organizacji prac Komisji;
- współpraca z KOP w ramach oceny pracy ekspertów w obszarze kształcenia ogólnego;
- sporządzanie umów oraz aneksów do umów o dofinansowanie projektów;
- weryfikacja zmian we wnioskach o dofinansowanie projektów;
- weryfikacja postępu rzeczowo-finansowego wniosku o płatność zgodnie z umową i wytycznymi programowymi;
- bieżące wsparcie beneficjenta w zakresie prawidłowego rozliczenia projektu;
- wprowadzanie danych dotyczących rozliczanego projektu do systemów informatycznych;
- współpraca w realizacji kontroli krzyżowych Programu i kontroli krzyżowych horyzontalnych;
- nakładanie korekt finansowych oraz monitoring ich odzyskiwania, zidentyfikowanych w ramach weryfikacji wniosków o płatność, do momentu wydania decyzji;
- udział w spotkaniach informacyjnych z potencjalnymi wnioskodawcami w ramach Działania 2.1 oraz 2.2;
- wdrażanie mechanizmów przeciwdziałania nadużyciom finansowym;
- udział w procesie zarządzania ryzykiem w Departamencie;
- zadania związane z zamykaniem Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013;
- archiwizacja dokumentacji.
- Do zadań Biura Projektów Usług Rozwojowych dla Przedsiębiorstw należy w szczególności:
- realizacja zadań wynikających z wdrażania Popytowego Systemu Finansowania Usług Rozwojowych dla Przedsiębiorstw w województwie warmińsko-mazurskim;
- przygotowywanie dokumentów w obszarze wdrażania Działania 10.6, w tym w szczególności:
- założeń do systemu wdrażania oraz wkładu do RPO WiM na lata 2014 – 2020 i Szczegółowego Opisu Osi Priorytetowych RPO WiM na lata 2014 – 2020,
- planu pracy Departamentu FS,
- rocznych planów działania w zakresie postępu rzeczowego oraz harmonogramów naborów,
- przygotowanie i aktualizacja specyficznych kryteriów wyboru projektów w obszarze Działania 10.6;
- współpraca z BSiM w zakresie przygotowania:
- Opisu Funkcji i Procedur oraz Instrukcji Wykonawczej Instytucji Zarządzającej RPO WiM na lata 2014 – 2020,
- kryteriów ogólnych wyboru projektów,
- wzorów wniosku o dofinansowanie, minimalnego wzoru umowy o dofinansowanie oraz wniosku o płatność w obszarze EFS;
- opiniowanie projektów wytycznych horyzontalnych ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego na okres programowania 2014-2020;
- przygotowanie wkładu do sprawozdań i informacji miesięcznych/kwartalnych w zakresie związanym z opisem problemów we wdrażaniu oraz planowanych działań zaradczych w ramach Działania 10.6;
- współpraca przy opracowaniu Rocznego Planu Kontroli w obszarze dotyczącym weryfikacji administracyjnej projektów;
- przygotowanie projektów regulaminów konkursów w ramach Działania 10.6;
- przygotowanie do przedłożenia Zarządowi Województwa Warmińsko- Mazurskiego dokumentacji dotyczącej ogłoszenia naboru wniosków;
- wsparcie Przewodniczącego KOP w zakresie organizacji prac Komisji;
- współpraca z KOP w ramach oceny pracy ekspertów w obszarze usług rozwojowych dla przedsiębiorstw;
- sporządzanie umów oraz aneksów do umów o dofinansowanie projektów;
- weryfikacja zmian we wnioskach o dofinansowanie projektów;
- weryfikacja postępu rzeczowo-finansowego wniosku o płatność zgodnie z umową i wytycznymi programowymi;
- bieżące wsparcie beneficjenta w zakresie prawidłowego rozliczenia projektu;
- wprowadzanie danych dotyczących rozliczanego projektu do systemów informatycznych;
- współpraca w realizacji kontroli krzyżowych Programu i kontroli krzyżowych horyzontalnych
- nakładanie korekt finansowych oraz monitoring ich odzyskiwania, zidentyfikowanych w ramach weryfikacji wniosków o płatność, do momentu wydania decyzji;
- udział w spotkaniach informacyjnych z potencjalnymi wnioskodawcami w ramach Działania 10.6;
- wdrażanie mechanizmów przeciwdziałania nadużyciom finansowym;
- udział w procesie zarządzania ryzykiem w Departamencie;
- zadania związane z zamykaniem Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013;
- archiwizacja dokumentacji.
- Do zadań Biura Projektów Kształcenia Ustawicznego należy w szczególności:
- współpraca z komórkami Urzędu oraz innymi instytucjami w zakresie kreowania polityki edukacyjnej regionu;
- przygotowywanie dokumentów w obszarze wdrażania Działania 2.3, w tym w szczególności:
- założeń do systemu wdrażania oraz wkładu do RPO WiM na lata 2014 – 2020 i Szczegółowego Opisu Osi Priorytetowych RPO WiM na lata 2014 – 2020,
- planu pracy Departamentu FS,
- rocznych planów działania w zakresie postępu rzeczowego oraz harmonogramów naborów,
- przygotowanie i aktualizacja specyficznych kryteriów wyboru projektów w obszarze Działania 2.3;
- współpraca z BSiM w zakresie przygotowania:
- Opisu Funkcji i Procedur oraz Instrukcji Wykonawczej Instytucji Zarządzającej RPO WiM na lata 2014-2020,
- kryteriów ogólnych wyboru projektów,
- wzorów wniosku o dofinansowanie, minimalnego wzoru umowy o dofinansowanie oraz wniosku o płatność w obszarze EFS;
- opiniowanie projektów wytycznych horyzontalnych ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego na okres programowania 2014-2020;
- przygotowanie wkładu do sprawozdań i informacji miesięcznych/kwartalnych w zakresie związanym z opisem problemów we wdrażaniu oraz planowanych działań zaradczych w ramach Działania 2.4;
- współpraca przy opracowaniu Rocznego Planu Kontroli w obszarze dotyczącym weryfikacji administracyjnej projektów;
- przygotowanie projektów regulaminów konkursów w ramach Działania 2.3;
- przygotowanie do przedłożenia Zarządowi Województwa Warmińsko- Mazurskiego dokumentacji dotyczącej ogłoszenia naboru wniosków;
- wsparcie Przewodniczącego KOP w zakresie organizacji prac Komisji;
- współpraca z KOP w ramach oceny pracy ekspertów w obszarze kształcenia ustawicznego;
- sporządzanie umów oraz aneksów do umów o dofinansowanie projektów;
- weryfikacja zmian we wnioskach o dofinansowanie projektów;
- weryfikacja postępu rzeczowo-finansowego wniosku o płatność zgodnie z umową i wytycznymi programowymi;
- bieżące wsparcie beneficjenta w zakresie prawidłowego rozliczenia projektu;
- wprowadzanie danych dotyczących rozliczanego projektu do systemów informatycznych;
- współpraca w realizacji kontroli krzyżowych Programu i kontroli krzyżowych horyzontalnych;
- nakładanie korekt finansowych oraz monitoring ich odzyskiwania, zidentyfikowanych w ramach weryfikacji wniosków o płatność, do momentu wydania decyzji;
- udział w spotkaniach informacyjnych z potencjalnymi wnioskodawcami w ramach Działania 2.3;
- wdrażanie mechanizmów przeciwdziałania nadużyciom finansowym;
- udział w procesie zarządzania ryzykiem w Departamencie;
- zadania związane z zamykaniem Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013;
- archiwizacja dokumentacji.
- Przy wykonywaniu innych zadań w ramach RPO WiM na lata 2014 – 2020 Departament Europejskiego Funduszu Społecznego współpracuje z departamentami Urzędu oraz innymi Instytucjami, wchodzącymi w skład systemu instytucjonalnego zarządzania RPO WiM na lata 2014 -2020.