Wersja obowiązująca z dnia

Departament Organizacyjny

Dyrektor: Bogdan Bochenek
Zastępca Dyrektora: Marek Przybyłek
10-562 Olsztyn, ul. Emilii Plater 1, pok. 376
tel. (89) 52 19 560
fax. (89) 52 19 569

 

Kancelaria ogólna: 10-562 Olsztyn, ul. Emilii Plater 1, pok. 1 (wejście od ul. Kościuszki),
tel. (0-89) 521-91-35, 521-91-36

  1. W skład Departamentu Organizacyjnego (O) wchodzą:
    1. Biuro Organizacyjne i Kancelarii Ogólnej (I);
    2. Biuro Spraw Pracowniczych (II);
    3. Biuro Obsługi Zarządu (III);
    4. Biuro Pomocy Technicznej Programów Regionalnych (IV);
    5. Zespół ds. obsługi archiwum zakładowego (V);
    6. Samodzielne Stanowisko Koordynatora ds. dostępności (VI).
  2. Do zadań Biura Organizacyjnego i Kancelarii Ogólnej należy w szczególności:
    1. w zakresie spraw organizacyjnych:
      1. opracowywanie projektu i aktualizacja Regulaminu Organizacyjnego Urzędu we współpracy z poszczególnymi Departamentami,
      2. opracowywanie projektów innych niezbędnych dokumentów dotyczących funkcjonowania Urzędu, organizacji i obsługi interesantów oraz obiegu dokumentów,
      3. współpraca z Departamentami Urzędu w przygotowywaniu szczegółowych struktur organizacyjnych w zakresie ich spójności z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu,
      4. przygotowywanie Planu Pracy Urzędu w oparciu o zatwierdzone plany pracy Departamentów oraz jego aktualizacja,
      5. prowadzenie rejestru zarządzeń Marszałka,
      6. prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw udzielonych przez Marszałka i Zarząd, z wyłączeniem rejestru upoważnień udzielonych do przetwarzania danych osobowych,
      7. prowadzenie ewidencji zespołów opiniodawczo-doradczych powołanych zarządzeniem Marszałka,
      8. prowadzenie wykazu fundacji, dla których Samorząd Województwa jest fundatorem lub współfundatorem,
      9. prowadzenie wykazu stowarzyszeń, których Samorząd Województwa jest członkiem,
      10. prowadzenie dokumentacji w sprawie wydawania legitymacji służbowych, wydawanie legitymacji służbowych oraz prowadzenie ich rejestru,
      11. prowadzenie sekretariatów: Wicemarszałków Województwa, Członków Zarządu Województwa, Sekretarza Województwa, Dyrektora Departamentu Organizacyjnego i Zastępcy Dyrektora Departamentu Organizacyjnego,
      12. koordynowanie spraw dotyczących udostępniania informacji publicznej oraz otwartych danych i informacji sektora publicznego w celu jej ponownego wykorzystywania wraz z prowadzeniem rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej oraz wniosków o ponowne wykorzystywanie informacji sektora publicznego;
    2. w zakresie spraw Kancelarii Ogólnej
      1. prowadzenie rejestru przesyłek wpływających i wychodzących z Urzędu,
      2. przekazywanie dokumentów elektronicznych do poszczególnych Departamentów zgodnie ze ścieżkami obiegu w Systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów,
      3. rejestrowanie dokumentów w Systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów,
      4. przekazywanie korespondencji Członkom Zarządu i rozdzielanie na poszczególne Departamenty,
      5. przygotowywanie przesyłek pocztowych do nadania;
    3. w zakresie systemu zarządzania jakością:
      1. koordynacja i nadzór nad utrzymywaniem i doskonaleniem systemu zarządzania jakością w Urzędzie, zgodnego z aktualnym wydaniem normy ISO 9001,
      2. organizowanie corocznych przeglądów zarządzania,
      3. organizowanie corocznych szkoleń auditorów wewnętrznych Urzędu-członków Zespołu ds. SZJ ISO 9001,
      4. organizowanie auditów wewnętrznych oraz nadzorowanie ich przebiegu,
      5. badanie satysfakcji Klientów instytucjonalnych Urzędu;
    4. prowadzenie Punktu Informacyjnego Urzędu Marszałkowskiego.
  3. Do zadań Biura Spraw Pracowniczych należy w szczególności:
    1. prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu;
    2. prowadzenie spraw osobowych kierowników wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych we współdziałaniu z merytorycznym Departamentem;
    3. stała kontrola wykonania funduszu płac;
    4. załatwianie spraw emerytalnych i rentowych pracowników Urzędu;
    5. prowadzenie spraw socjalnych pracowników Urzędu;
    6. obsługa zakładowego funduszu świadczeń socjalnych;
    7. przygotowywanie planu podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie oraz realizacja form kształcenia zgodnie z regulaminem podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie;
    8. opracowanie projektu i aktualizacja regulaminu pracy;
    9. prowadzenie ewidencji umów cywilnoprawnych (zlecenia i o dzieło) zawartych z osobami fizycznymi;
    10. prowadzenie dokumentacji i organizowanie naboru na stanowiska urzędnicze i kierownicze w Urzędzie;
    11. prowadzenie dokumentacji i organizowanie służby przygotowawczej w Urzędzie;
    12. udział w przygotowywaniu dokumentacji związanej z realizacją Pomocy Technicznej w zakresie zatrudnienia i wynagradzania pracowników;
    13. opracowywanie projektu budżetu Województwa w zakresie funduszu wynagrodzeń.
  4. Do zadań Biura Obsługi Zarządu należy w szczególności:
    1. opracowanie projektów planów pracy Zarządu oraz terminarza posiedzeń;
    2. kompletowanie wniosków kierowanych na posiedzenia Zarządu;
    3. prowadzenie rejestru uchwał Zarządu;
    4. sporządzanie protokołów z posiedzeń Zarządu;
    5. przekazywanie do Kancelarii Sejmiku przyjętych (zatwierdzonych) przez Zarząd i podpisanych przez Marszałka projektów aktów prawnych i materiałów informacyjnych przeznaczonych do rozpatrzenia przez Sejmik Województwa;
    6. przekazywanie uchwał i rozstrzygnięć Zarządu do wykonania merytorycznym Departamentom;
    7. przekazywanie Wojewodzie oraz Regionalnej Izbie Obrachunkowej uchwał Zarządu objętych zakresem nadzoru tych organów – w terminie 7 dni od dnia ich podjęcia;
    8. sporządzanie sprawozdań z prac Zarządu pomiędzy sesjami Sejmiku Województwa.
  5. Do zadań Biuro Pomocy Technicznej Programów Regionalnych należy w szczególności:
    1. opracowanie i aktualizacja wkładu do IW IZ RPO WiM 2014-2020 i IW IZ FEWiM 2021-2027 w zakresie zadań Biura;
    2. opracowanie i aktualizacja wkładu do Opisu Funkcji i Procedur oraz Opisu Systemu Zarządzania i Kontroli w zakresie zadań Biura;
    3. wdrażanie mechanizmów przeciwdziałania nadużyciom finansowym w funduszach polityki spójności na lata 2014-2020 i 2021-2027;
    4. uwzględnianie wyników wszystkich audytów i kontroli zewnętrznych;
    5. współpraca przy przygotowywaniu danych zbiorczych dotyczących RPO WiM 2014-2020 i FEWiM 2021-2027 oraz współpraca przy sporządzaniu sprawozdań rocznych i końcowego z realizacji Programu w części dotyczącej Osi Pomocy Technicznej w ramach RPO WiM 2014-2020 oraz sprawozdania końcowego z realizacji Programu w części dotyczącej Priorytetów Pomocy Technicznej w ramach FEWiM 2021-2027;
    6. planowanie finansowe oraz rozliczanie środków Pomocy technicznej RPO WiM 2014-2020 oraz FEWiM 2021-2027 w zakresie realizowanych zadań (m.in. opracowywanie budżetu województwa, sprawozdań z jego wykonania w części dotyczącej wydatków z Pomocy technicznej, z wyłączeniem zadań z zakresu informacji i komunikacji oraz ewaluacji, badań i gromadzenia danych);
    7. planowanie finansowe oraz rozliczanie środków ogólnych w budżecie województwa stanowiących część niekwalifikowalną wydatku, którego nie można było sfinansować w całości  z projektu Pomocy technicznej RPO WiM 2014-2020 oraz FEWiM 2021-2027;
    8. stałe monitorowanie wykonania funduszu płac osób finansowanych ze środków Pomocy technicznej RPO WiM 2014-2020 oraz FEWiM 2021-2027;
    9. angażowanie i przygotowanie do opłacenia dokumentów finansowo-księgowych (faktur, rachunków, dyspozycji, list płac) dotyczących wynagrodzeń, form szkoleniowych oraz zakupu towarów i usług finansowanych ze środków Pomocy technicznej RPO WiM 2014-2020 oraz FEWiM 2021-2027 w zakresie realizowanych zadań;
    10. sporządzanie i realizacja (we współpracy z pozostałymi Departamentami systemu wdrażania RPO WiM 2014-2020 oraz FEWiM 2021-2027) wniosków o dofinansowanie projektu Pomocy technicznej w ramach RPO WiM 2014-2020 i FEWiM 2021-2027 oraz sporządzanie wniosków o płatność w ramach Pomocy technicznej RPO WiM 2014-2020 i FEWiM 2021-2027 w zakresie realizowanych zadań tj. wszystkich zadań w Urzędzie finansowanych z Pomocy technicznej z wyłączeniem zadań z zakresu informacji i komunikacji oraz ewaluacji, badań i gromadzenia danych;
    11. przygotowanie planu podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników finansowanych  z projektów Pomocy technicznej RPO WiM 2014-2020 oraz FEWiM 2021-2027 oraz realizacja form kształcenia zgodnie z Regulaminem podnoszenia  kwalifikacji zawodowych pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie;
    12. przygotowanie (we współpracy z pozostałymi Departamentami systemu wdrażania RPO WiM 2014-2020 oraz FEWiM 2021-2027) wkładu do Planu zamówień publicznych Urzędu poprzez zaplanowanie dostaw i usług finansowanych ze środków Pomocy technicznej RPO WiM 2014-2020 oraz FEWiM 2021-2027 w zakresie realizowanych zadań (tj. z wyjątkiem zadań zakresu informacji i komunikacji oraz ewaluacji, badań i gromadzenia danych);
    13. realizacja zamówień publicznych dotyczących zakupu towarów i usług (z wyłączeniem robót budowlanych) w zakresie Pomocy technicznej RPO WiM 2014-2020 i FEWiM 2021-2027 o wartości nie przekraczającej kwoty określonej w art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (z wyjątkiem zadań z zakresu informacji i komunikacji oraz ewaluacji, badań i gromadzenia danych);
    14. współpraca w zakresie pozostałych zamówień publicznych dotyczących zakupu towarów i usług (z wyłączeniem robót budowlanych) finansowanych z Pomocy technicznej RPO WiM 2014-2020 i FEWiM 2021-2027 z Departamentem Zamówień Publicznych (z wyjątkiem zadań z zakresu informacji i komunikacji oraz ewaluacji, badań i gromadzenia danych);
    15. współpraca przy przygotowaniu procedur obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych;
    16. współpraca przy przygotowaniu systemu do ewidencji księgowej Pomocy technicznej;
    17. wdrażanie i monitorowanie zaleceń i rekomendacji z badań ewaluacyjnych RPO WiM 2014-2020 i FEWiM 2021-2027 (we współpracy z PR);
    18. współpraca przy zamykaniu perspektywy finansowej 2014-2020 i 2021-2027 w zakresie realizowanych zadań;
    19. archiwizacja dokumentów.
  6. Do zadań Zespołu ds. obsługi archiwum zakładowego należy w szczególności:
    1. gromadzenie, przechowywanie, zabezpieczanie i udostępnianie dokumentacji;
    2. współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie przejmowania akt do archiwum zakładowego;
    3. inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej (akt kat. B);
    4. przekazywanie materiałów archiwalnych (akt. kat. A) do archiwum państwowego;
    5. bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie.
  7. Do zadań Samodzielnego Stanowiska Koordynatora ds. dostępności należy w szczególności:
    1. wsparcie osób ze szczególnymi potrzebami w dostępie do usług świadczonych przez Urząd Marszałkowski;
    2. przygotowanie i koordynacja wdrożenia planu działania na rzecz poprawy zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami;
    3. monitorowanie działalności Urzędu Marszałkowskiego w zakresie zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami;
    4. przygotowywanie raportów z wdrażania dostępności (raz na cztery lata) według zakresu określonego przez ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego.
  8. Przy wykonywaniu innych zadań w ramach RPO WiM 2014-2020 i FEWiM 2021-2027 niż wskazane w ust. 5 Departament Organizacyjny współpracuje z departamentami Urzędu oraz innymi instytucjami, wchodzącymi w skład odpowiednio systemu instytucjonalnego zarządzania RPO WiM 2014-2020 i systemu instytucjonalnego FEWiM 2021-2027..

Sprawy załatwiane w Departamencie

Załączniki