Kategoria: Departament Organizacyjny

Ogłoszono przez Marcin Grzegorczyk | wersja archiwalna

Departament Organizacyjny

Dyrektor: Bogdan Bochenek
Zastępca Dyrektora: Marcin Politewicz
Zastępca Dyrektora: Marek Przybyłek
10-562 Olsztyn, ul. Emilii Plater 1, pok. 117
tel. (89) 52 19 560
fax. (89) 52 19 569

 

Kancelaria ogólna: 10-562 Olsztyn, ul. Emilii Plater 1, pok. 381
tel. (0-89) 521-91-35, 521-91-36

e-mail:do@warmia.mazury.pl - Departament Organizacyjny
do.ba@warmia.mazury.pl - Biuro Administracji i Obsługi
do.borg@warmia.mazury.pl - Biuro Organizacyjne
kadry@warmia.mazury.pl - Biuro Spraw Pracowniczych

  • W skład Departamentu Organizacyjnego (O) wchodzą:
    1. Biuro Organizacyjne i Kancelarii Ogólnej (I);
    2. Biuro Spraw Pracowniczych (II);
    3. Biuro Obsługi Zarządu (III);
    4. Biuro Obsługi Urzędu (IV);
    5. Biuro ds. Obsługi Transportowej (V);
    6. Biuro Koordynacji Pomocy Technicznej RPO (VI);
    7. Zespół ds. obsługi archiwum zakładowego (VII);
    8. Biuro ds. Remontów i Administrowania Lokalami Urzędu (VIII).
  • Do zadań Biura Organizacyjnego i Kancelarii Ogólnej należy w szczególności:
    1. w zakresie spraw organizacyjnych:
      1. opracowywanie projektu i aktualizacja Regulaminu Organizacyjnego Urzędu,
      2. opracowywanie projektów innych niezbędnych dokumentów dotyczących funkcjonowania Urzędu, organizacji i obsługi interesantów oraz obiegu dokumentów,
      3. opiniowanie przed zatwierdzeniem przez Marszałka szczegółowych struktur organizacyjnych poszczególnych Departamentów,
      4. przygotowywanie i monitorowanie, w uzgodnieniu z innymi departamentami, planów pracy Urzędu,
      5. prowadzenie i monitorowanie rejestru zarządzeń Marszałka,
      6. prowadzenie i monitorowanie rejestru upoważnień i pełnomocnictw udzielonych przez Marszałka i Zarząd,
      7. prowadzenie i monitorowanie ewidencji zespołów opiniodawczo-doradczych powołanych zarządzeniem Marszałka,
      8. prowadzenie rejestru fundacji, dla których Samorząd Województwa jest fundatorem lub współfundatorem,
      9. prowadzenie rejestru stowarzyszeń, których Samorząd Województwa jest członkiem,
      10. prowadzenie dokumentacji w sprawie wydawania legitymacji służbowych, wydawanie legitymacji służbowych oraz prowadzenie ich rejestru,
      11. prowadzenie sekretariatów: Wicemarszałków Województwa, Członków Zarządu Województwa, Sekretarza Województwa, Dyrektora i Zastępcy Dyrektora Departamentu.
    2. w zakresie spraw Kancelarii Ogólnej
      1. prowadzenie rejestru korespondencji napływowej i wypływającej z Urzędu i ewidencji wpływów specjalnych,
      2. obsługa stanowiska przyjmowania i potwierdzania odbioru dokumentów elektronicznych przesyłanych pocztą elektroniczną oraz z Elektronicznej Skrzynki Podawczej,
      3. weryfikacja podpisu elektronicznego,
      4. sprawdzanie wpływających dokumentów elektronicznych pod względem formalnym,
      5. dekretacja dokumentów elektronicznych do poszczególnych Departamentów zgodnie ze ścieżkami obiegu w Systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów,
      6. wprowadzanie dokumentów do Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów,
      7. przekazywanie korespondencji Członkom Zarządu i rozdzielanie na poszczególne Departamenty,
      8. przygotowywanie przesyłek pocztowych do nadania,
      9. prowadzenie punktu informacyjnego.
    3. w zakresie systemu zarządzania jakością:
      1. koordynacja i nadzór nad utrzymaniem i doskonaleniem systemu zarządzania jakością zgodnego z normą ISO 9001 w Urzędzie
      2. tworzenie, nadzorowanie i aktualizowanie dokumentacji systemu zarządzania jakością
      3. organizowanie auditów wewnętrznych oraz ich nadzór
      4. badanie satysfakcji klientów Urzędu
      5. organizowanie corocznych przeglądów zarządzania.
  • Do zadań Biura Spraw Pracowniczych należy w szczególności:
    1. prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu;
    2. prowadzenie spraw osobowych kierowników wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych we współdziałaniu z merytorycznym Departamentem;
    3. stała kontrola wykonania funduszu płac;
    4. załatwianie spraw emerytalnych i rentowych pracowników Urzędu;
    5. prowadzenie spraw socjalnych pracowników Urzędu;
    6. obsługa zakładowego funduszu świadczeń socjalnych;
    7. przygotowywanie planu podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie oraz realizacja form kształcenia zgodnie z regulaminem podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko- Mazurskiego w Olsztynie;
    8. opracowanie projektu i aktualizacja regulaminu pracy;
    9. prowadzenie ewidencji umów cywilno-prawnych (zlecenia i o dzieło);
    10. prowadzenie dokumentacji i organizowanie naboru na stanowiska urzędnicze i kierownicze w Urzędzie;
    11. prowadzenie dokumentacji i organizowanie służby przygotowawczej w Urzędzie;
    12. udział w przygotowywaniu dokumentacji związanej z realizacją Pomocy Technicznej w zakresie zatrudnienia i wynagradzania pracowników.
  • Do zadań Biura Obsługi Zarządu należy w szczególności:
    1. opracowanie projektów planów pracy Zarządu oraz terminarza posiedzeń;
    2. kompletowanie wniosków kierowanych na posiedzenia Zarządu;
    3. prowadzenie rejestru uchwał Zarządu;
    4. sporządzanie protokołów z posiedzeń Zarządu;
    5. przekazywanie do Kancelarii Sejmiku przyjętych (zatwierdzonych) przez Zarząd i podpisanych przez Marszałka projektów aktów prawnych i materiałów informacyjnych przeznaczonych do rozpatrzenia przez Sejmik Województwa;
    6. przekazywanie uchwał i rozstrzygnięć Zarządu do wykonania merytorycznym Departamentom;
    7. przekazywanie Wojewodzie oraz Regionalnej Izbie Obrachunkowej uchwał Zarządu objętych zakresem nadzoru tych organów – w terminie 7 dni od dnia ich podjęcia.
  • Do zadań Biura Obsługi Urzędu należy w szczególności:
    1. realizacja zadań związanych z zaopatrzeniem materiałowo-technicznym w zakresie funkcjonowania Urzędu Marszałkowskiego;
    2. opracowywanie Projektu Budżetu Województwa Warmińsko-Mazurskiego w zakresie funkcjonowania Urzędu Marszałkowskiego;
    3. opracowywanie i realizacja planu wydatków rzeczowych, w zakresie funkcjonowania Urzędu Marszałkowskiego;
    4. monitorowowanie wydatków środków pozostających w dyspozycji Departamentu Organizacyjnego;
    5. opracowywanie Planu Zamówień Publicznych w zakresie zadań realizowanych przez Departament Organizacyjny;
    6. monitorowanie i przygotowywanie sprawozdań z wykonania Planu Zamówień Publicznych Departamentu Organizacyjnego;
    7. przygotowywanie dokumentacji przetargowej, specyfikacji istotnych warunków zamówienia, opisów przedmiotu zamówienia w celu wszczęcia procedur przetargowych;
    8. realizacja zamówień wyłączonych ze stosowania Ustawy Prawo Zamówień Publicznych, przeprowadzenie analiz rynku i zapytań ofertowych w celu wyłonienia najkorzystniejszego kontrahenta;
    9. prowadzenie spraw i dokumentacji związanych z ewidencjonowaniem składników majątku trwałego;
    10. przygotowywanie i aktualizacja umów związanych z bieżącą działalnością i funkcjonowaniem Urzędu;
    11. prowadzenie stałej kontroli w zakresie wywiązywania się z umów;
    12. techniczne zabezpieczenie narad, spotkań i uroczystości odbywających się z inicjatywy Marszałka, Wicemarszaków, Członków Zarządu i Gabinetu Marszałka;
    13. prowadzenie ewidencji wydanych i zdanych pieczęci oraz spraw związanych z likwidacją pieczęci;
    14. realizacja zadań związanych z obsługą administracyjną i zapewnieniem techniczno-materialnym warunków pracy Wojewódzkiej Komisji Wyborczej oraz zadań związanych z organizacją wyborów do Sejmiku Województwa Warmińsko-Mazurskiego.
  • Do zadań Biura ds. Obsługi Transportowej należy w szczególności:
    1. gospodarka pojazdami służbowymi Urzędu Marszałkowskiego;
    2. koordynacja wykorzystywania samochodów służbowych;
    3. organizacja wykorzystania środków transportu i pracy osób zatrudnionych na stanowiskach kierowców;
    4. rozliczanie i analiza kosztów transportu;
    5. kontrola- na podstawie zamówień i faktur- wielkości zakupowanych towarów i usług;
    6. prowadzenie rejestru osób upoważnionych do kierowania samochodami służbowymi;
    7. sporządzanie umów na używanie samochodów prywatnych do celów służbowych oraz prowadzenie ich rejestru.
  • Do zadań Biura Koordynacji Pomocy Technicznej RPO należy w szczególności:
    1. opracowanie i aktualizacja wkładu do Instrukcji Wykonawczej IZ RPO WiM 2014-2020 w zakresie zadań Biura;
    2. opracowanie i aktualizacja wkładu do Opisu Funkcji i Procedur w zakresie zadań Biura;
    3. wdrażanie mechanizmów przeciwdziałania nadużyciom finansowym w funduszach polityki spójności na lata 2014-2020;
    4. uwzględnianie wyników wszystkich audytów przeprowadzanych przez Instytucję Audytową;
    5. współpraca w zakresie przygotowywania sprawozdań/informacji kwartalnych z Osi Pomoc Techniczna RPO WiM 2014-2020 w zakresie realizowanych zadań;
    6. współpraca przy sporządzaniu informacji kwartalnych z realizacji Programu w zakresie PT RPO WiM 2014-2020;
    7. współpraca przy sporządzaniu sprawozdań rocznych i końcowego z realizacji Programu w części dotyczącej Osi Pomocy Technicznej w ramach RPO WiM 2014-2020;
    8. przygotowanie budżetu i planowanie finansowe w zakresie Pomocy technicznej RPO WiM 2007-2013 oraz Pomocy technicznej RPO WiM 2014-2020 w zakresie realizacji operacji finansowych i kategorii wydatków;
    9. współpraca w obszarze wnioskowania środków finansowych na realizację Programu w zakresie PT RPO WiM 2014-2020;
    10. sporządzanie wniosków o dofinansowanie (w uzgodnieniu w zależności od perspektywy finansowej odpowiednio z: Departamentem Zarządzania Programami Rozwoju Regionalnego albo Departamentem Polityki Regionalnej) i realizacja zgodnie z decyzją o dofinansowanie cząstkowych Rocznych Planów Działań, wniosków o dofinansowanie projektu Pomocy technicznej w ramach RPO WiM 2014-2020 oraz wniosków o płatność w ramach Pomocy technicznej RPO WiM 2007- 2013 i 2014-2020:
      1. zatrudniania i wynagradzania pracowników przy udziale Biura Spraw Pracowniczych,
      2. podnoszenia kwalifikacji pracowników tj. realizacji szkoleń, kursów, studiów dla pracowników,
      3. wyposażenia stanowisk pracy,
      4. finansowania kosztów ogólnych i administracyjnych, wynajmu i modernizacji powierzchni biurowej,
      5. kontroli organizacyjnych, technicznych i administracyjnych,
      6. rozliczania podróży służbowych,
      7. finansowania kosztów kontroli;
    11. współpraca w zakresie prowadzenia wykazu kandydatów na ekspertów RPO WiM 2014-2020;
    12. koordynacja organizacji i realizacja szkoleń dla kandydatów na ekspertów w zakresie RPO WiM 2014-2020;
    13. koordynacja i realizacja finansowania ekspertów Komisji Oceny Projektów i usług wykonania ekspertyz poprzez zabezpieczenie środków w planie finansowym Pomocy technicznej RPO WiM 2014-2020, oraz ujęcie ich we Wniosku o dofinansowanie projektu Pomocy technicznej w ramach RPO WiM 2014-2020 według zapotrzebowań zgłaszanych przez komórki organizacyjne zaangażowane w realizację RPO WiM 2014-2020 oraz weryfikacja, przygotowanie dokumentów i przekazanie ich do Departamentu Finansów i Skarbu w celu realizacji płatności, a także ujęcie poniesionych wydatków we Wnioskach o płatność;
    14. współpraca i realizacja finansowania działania IP - Przedsiębiorczość w zakresie ujęcia wydatków IP - Przedsiębiorczość w planie finansowym i Wnioskach o dofinansowanie projektu Pomocy technicznej w ramach RPO WiM 2014-2020;
    15. współpraca przy organizacji posiedzeń Komitetu Monitorującego RPO WiM 2014-2020 i realizacja finansowania prac Komitetu;
    16. realizacja i koordynacja szkoleń członków Komitetu Monitorującego we współpracy z PR;
    17. realizacja zamówień publicznych w zakresie Pomocy Technicznej RPO WiM 2014-2020 o wartości nie przekraczającej kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych;
    18. współpraca w zakresie prowadzenia postępowań administracyjnych w zakresie Pomocy technicznej w przedmiocie zwrotu środków;
    19. współpraca przy koordynacji realizacji umowy z IP - Przedsiębiorczość;
    20. zamykanie perspektywy finansowej 2007-2013 oraz 2014-2020 w zakresie spraw realizowanych w BK PT RPO Departamentu Organizacyjnego;
    21. archiwizacja dokumentów.
  • Do zadań Zespołu ds. obsługi archiwum zakładowego należy w szczególności:
    1. gromadzenie, przechowywanie, zabezpieczanie i udostępnianie dokumentacji;
    2. współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie przejmowania akt do archiwum zakładowego;
    3. inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej (akt kat. B);
    4. przekazywanie materiałów archiwalnych (akt kat. A) do archiwum państwowego;
    5. bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie.
  • Do zadań Biura ds. Remontów i Administrowania Lokalami Urzędu należy w szczególności:
    1. prowadzenie bieżących remontów, napraw i konserwacji;
    2. realizacja zadań związanych z zaopatrzeniem materiałowo-technicznym w zakresie remontów, napraw i konserwacji na potrzeby Urzędu Marszałkowskiego;
    3. administrowanie i gospodarowanie lokalami biurowymi Urzędu;
    4. współpraca przy opracowywaniu Projektu Budżetu Województwa Warmińsko- Mazurskiego w zakresie zadań Biura;
    5. współpraca przy opracowywaniu Planu Zamówień Publicznych w zakresie zadań realizowanych przez Biuro;
    6. monitorowanie i przygotowywanie cząstkowych sprawozdań z wykonania Planu Zamówień Publicznych w zakresie remontów, napraw i konserwacji;
    7. przygotowywanie dokumentacji przetargowej, specyfikacji istotnych warunków zamówienia, opisów przedmiotu zamówienia w zakresie zadań realizowanych przez Biuro;
    8. realizacja zamówień wyłączonych ze stosowania Ustawy Prawo Zamówień Publicznych, przeprowadzanie analiz rynku i zapytań ofertowych w celu wyłonienia najkorzystniejszego kontrahenta, w zakresie zadań realizowanych przez Biuro;
    9. przygotowywanie i aktualizacja umów związanych z administrowaniem i gospodarowaniem lokalami biurowymi Urzędu;
    10. prowadzenie stałej kontroli w zakresie wywiązywania się z umów.
  • Przy wykonywaniu innych zadań w ramach RPO WiM 2014-2020 niż wskazane w ust. 7 Departament Organizacyjny współpracuje z departamentami Urzędu oraz innymi instytucjami, wchodzącymi w skład systemu instytucjonalnego zarządzania RPO WiM 2014-2020.