Kategoria: Departament Organizacyjny

Ogłoszono przez Marcin Grzegorczyk | wersja archiwalna

Departament Organizacyjny

Dyrektor: Bogdan Bochenek
Zastępca Dyrektora: Marcin Politewicz
Zastępca Dyrektora: Marek Przybyłek
10-562 Olsztyn, ul. Emilii Plater 1, pok. 117
tel. (89) 52 19 560
fax. (89) 52 19 569

 

Kancelaria ogólna: 10-562 Olsztyn, ul. Emilii Plater 1, pok. 381
tel. (0-89) 521-91-35, 521-91-36

  1. W skład Departamentu Organizacyjnego (O) wchodzą:
    1. Biuro Organizacyjne i Kancelarii Ogólnej (I);
    2. Biuro Spraw Pracowniczych (II);
    3. Biuro Obsługi Zarządu (III);
    4. Biuro Obsługi Urzędu (IV);
    5. Biuro ds. Obsługi Transportowej (V);
    6. Biuro Koordynacji Pomocy Technicznej RPO (VI);
    7. Zespół ds. obsługi archiwum zakładowego (VII);
    8. Biuro ds. Remontów i Administrowania Lokalami Urzędu (VIII).
  2. Do zadań Biura Organizacyjnego i Kancelarii Ogólnej należy w szczególności:
    1. w zakresie spraw organizacyjnych:
      1. opracowywanie projektu i aktualizacja Regulaminu Organizacyjnego Urzędu,
      2. opracowywanie projektów innych niezbędnych dokumentów dotyczących funkcjonowania Urzędu, organizacji i obsługi interesantów oraz obiegu dokumentów,
      3. współpraca z departamentami Urzędu w przygotowywaniu szczegółowych struktur organizacyjnych w zakresie ich spójności z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu,
      4. przygotowywanie Planu Pracy Urzędu w oparciu o zatwierdzone plany pracy departamentów,
      5. prowadzenie i monitorowanie rejestru zarządzeń Marszałka,
      6. prowadzenie i monitorowanie rejestru upoważnień i pełnomocnictw udzielonych przez Marszałka i Zarząd,
      7. prowadzenie i monitorowanie ewidencji zespołów opiniodawczo-doradczych powołanych zarządzeniem Marszałka,
      8. prowadzenie rejestru fundacji, dla których Samorząd Województwa jest fundatorem lub współfundatorem,
      9. prowadzenie rejestru stowarzyszeń, których Samorząd Województwa jest członkiem,
      10. prowadzenie dokumentacji w sprawie wydawania legitymacji służbowych, wydawanie legitymacji służbowych oraz prowadzenie ich rejestru,
      11. prowadzenie sekretariatów: Wicemarszałków Województwa, Członków Zarządu Województwa, Sekretarza Województwa, Dyrektora Departamentu Organizacyjnego i Zastępców Dyrektora Departamentu Organizacyjnego;
    2. w zakresie spraw Kancelarii Ogólnej
      1. prowadzenie rejestru przesyłek wpływających i wychodzących z Urzędu,
      2. przekazywanie dokumentów elektronicznych do poszczególnych Departamentów zgodnie ze ścieżkami obiegu w Systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów,
      3. rejestrowanie dokumentów w Systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów,
      4. przekazywanie korespondencji Członkom Zarządu i rozdzielanie na poszczególne Departamenty,
      5. przygotowywanie przesyłek pocztowych do nadania;
    3. w zakresie systemu zarządzania jakością:
      1. koordynacja i nadzór nad utrzymywaniem i doskonaleniem systemu zarządzania jakością w Urzędzie, zgodnego z aktualnym wydaniem normy ISO 9001,
      2. organizowanie corocznych przeglądów zarządzania,
      3. organizowanie corocznych szkoleń auditorów wewnętrznych Urzędu-członków Zespołu ds. SZJ ISO 9001,
      4. organizowanie auditów wewnętrznych oraz nadzorowanie ich przebiegu,
      5. badanie satysfakcji Klientów instytucjonalnych Urzędu,
    4. prowadzenie punktu informacyjnego.
  3. Do zadań Biura Spraw Pracowniczych należy w szczególności:
    1. prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu;
    2. prowadzenie spraw osobowych kierowników wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych we współdziałaniu z merytorycznym Departamentem;
    3. stała kontrola wykonania funduszu płac;
    4. załatwianie spraw emerytalnych i rentowych pracowników Urzędu;
    5. prowadzenie spraw socjalnych pracowników Urzędu;
    6. obsługa zakładowego funduszu świadczeń socjalnych;
    7. przygotowywanie planu podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie oraz realizacja form kształcenia zgodnie z regulaminem podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko- Mazurskiego w Olsztynie;
    8. opracowanie projektu i aktualizacja regulaminu pracy;
    9. prowadzenie ewidencji umów cywilno-prawnych (zlecenia i o dzieło);
    10. prowadzenie dokumentacji i organizowanie naboru na stanowiska urzędnicze i kierownicze w Urzędzie;
    11. prowadzenie dokumentacji i organizowanie służby przygotowawczej w Urzędzie;
    12. udział w przygotowywaniu dokumentacji związanej z realizacją Pomocy Technicznej w zakresie zatrudnienia i wynagradzania pracowników.
  4. Do zadań Biura Obsługi Zarządu należy w szczególności:
    1. opracowanie projektów planów pracy Zarządu oraz terminarza posiedzeń;
    2. kompletowanie wniosków kierowanych na posiedzenia Zarządu;
    3. prowadzenie rejestru uchwał Zarządu;
    4. sporządzanie protokołów z posiedzeń Zarządu;
    5. przekazywanie do Kancelarii Sejmiku przyjętych (zatwierdzonych) przez Zarząd i podpisanych przez Marszałka projektów aktów prawnych i materiałów informacyjnych przeznaczonych do rozpatrzenia przez Sejmik Województwa;
    6. przekazywanie uchwał i rozstrzygnięć Zarządu do wykonania merytorycznym Departamentom;
    7. przekazywanie Wojewodzie oraz Regionalnej Izbie Obrachunkowej uchwał Zarządu objętych zakresem nadzoru tych organów – w terminie 7 dni od dnia ich podjęcia.
  5. Do zadań Biura Obsługi Urzędu należy w szczególności:
    1. realizacja zadań związanych z zaopatrzeniem materiałowo-technicznym w zakresie funkcjonowania Urzędu Marszałkowskiego;
    2. opracowywanie Projektu Budżetu Województwa Warmińsko-Mazurskiego w zakresie funkcjonowania Urzędu Marszałkowskiego;
    3. opracowywanie i realizacja planu wydatków rzeczowych, w zakresie funkcjonowania Urzędu Marszałkowskiego;
    4. monitorowowanie wydatków środków pozostających w dyspozycji Departamentu Organizacyjnego;
    5. opracowywanie Planu Zamówień Publicznych w zakresie zadań realizowanych przez Departament Organizacyjny;
    6. monitorowanie i przygotowywanie sprawozdań z wykonania Planu Zamówień Publicznych Departamentu Organizacyjnego;
    7. przygotowywanie dokumentacji przetargowej, specyfikacji istotnych warunków zamówienia, opisów przedmiotu zamówienia w celu wszczęcia procedur przetargowych;
    8. realizacja zamówień wyłączonych ze stosowania Ustawy Prawo Zamówień Publicznych, przeprowadzenie analiz rynku i zapytań ofertowych w celu wyłonienia najkorzystniejszego kontrahenta;
    9. prowadzenie spraw i dokumentacji związanych z ewidencjonowaniem składników majątku trwałego;
    10. przygotowywanie i aktualizacja umów związanych z bieżącą działalnością i funkcjonowaniem Urzędu;
    11. prowadzenie stałej kontroli w zakresie wywiązywania się z umów;
    12. techniczne zabezpieczenie narad, spotkań i uroczystości odbywających się z inicjatywy Marszałka, Wicemarszaków, Członków Zarządu i Gabinetu Marszałka;
    13. prowadzenie ewidencji wydanych i zdanych pieczęci oraz spraw związanych z likwidacją pieczęci;
    14. realizacja zadań związanych z obsługą administracyjną i zapewnieniem techniczno-materiałowych warunków pracy Wojewódzkiej Komisji Wyborczej oraz zadań związanych z organizacją wyborów do Sejmiku Województwa.
  6. Do zadań Biura ds. Obsługi Transportowej należy w szczególności:
    1. gospodarka pojazdami służbowymi Urzędu Marszałkowskiego;
    2. koordynacja wykorzystywania samochodów służbowych;
    3. organizacja wykorzystania środków transportu i pracy osób zatrudnionych na stanowiskach kierowców;
    4. rozliczanie i analiza kosztów transportu;
    5. kontrola- na podstawie zamówień i faktur- wielkości zakupowanych towarów i usług;
    6. prowadzenie rejestru osób upoważnionych do kierowania samochodami służbowymi;
    7. sporządzanie umów na używanie samochodów prywatnych do celów służbowych oraz prowadzenie ich rejestru;
    8. współpraca przy opracowywaniu Planu Zamówień Publicznych w zakresie zadań Biura;
    9. monitorowanie i przygotowywanie cząstkowych sprawozdań z wykonania Planu Zamówień Publicznych realizowanych w zakresie zadań Biura;
    10. przygotowywanie dokumentacji przetargowej, specyfikacji istotnych warunków zamówienia, opisów przedmiotu zamówienia w zakresie zadań Biura;
    11. realizacja zamówień wyłączonych ze stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.
  7. Do zadań Biura Koordynacji Pomocy Technicznej RPO należy w szczególności:
    1. opracowanie i aktualizacja wkładu do Instrukcji Wykonawczej IZ RPO WiM 2014-2020 w zakresie zadań Biura;
    2. opracowanie i aktualizacja wkładu do Opisu Funkcji i Procedur w zakresie zadań Biura;
    3. wdrażanie mechanizmów przeciwdziałania nadużyciom finansowym w funduszach polityki spójności na lata 2014-2020;
    4. uwzględnianie wyników wszystkich audytów przeprowadzanych przez Instytucję Audytową;
    5. współpraca w zakresie przygotowywania sprawozdań/informacji kwartalnych z Osi Pomoc Techniczna RPO WiM 2014-2020 w zakresie realizowanych zadań;
    6. współpraca przy sporządzaniu informacji kwartalnych z realizacji Programu w zakresie PT RPO WiM 2014-2020;
    7. współpraca przy sporządzaniu sprawozdań rocznych i końcowego z realizacji Programu w części dotyczącej Osi Pomocy Technicznej w ramach RPO WiM 2014-2020;
    8. przygotowanie budżetu i planowanie finansowe Pomocy technicznej RPO WiM 2014-2020 w zakresie realizacji operacji finansowych i kategorii wydatków;
    9. współpraca w obszarze wnioskowania i rozliczania środków finansowych na realizację Programu w zakresie PT RPO WiM 2014-2020;
    10. sporządzanie i realizacja wniosków o dofinansowanie projektu Pomocy Technicznej w ramach RPO WiM na lata 2014-2020 (w uzgodnieniu z Departamentem Polityki Regionalnej) oraz sporządzanie wniosków o płatność wraz z załącznikami w ramach Pomocy technicznej RPO WiM 2014-2020 w zakresie kategorii kosztów wyszczególnionych we wnioskach o dofinansowanie:
      1. zatrudniania – w szczególności finansowanie wynagrodzeń oraz wynagrodzeń dodatkowych pracowników zaangażowanych w realizację RPO WiM 2014-2020,
      2. podnoszenia kwalifikacji pracowników – finansowanie w zakresie kosztów organizacji i przeprowadzenia szkoleń, opłaty wpisowe, koszty egzaminów, koszty diet, przejazdów oraz zakwaterowania w związku z udziałem w szkoleniu pracowników zaangażowanych w realizację RPO WiM 2014-2020,
      3. wsparcie eksperckie i prawne – w szczególności finansowanie opracowanych ekspertyz, analiz, studiów, koncepcji, doradztwa specjalistycznego oraz wynagrodzenia ekspertów w oparciu o umowy cywilno-prawne,
      4. finansowania kosztów delegacji kontroli oraz kosztów realizacji kontroli realizowanych przez podmioty zewnętrzne,
      5. wsparcie procesu realizacji – w zakresie organizacji i finansowania spotkań, grup roboczych, posiedzeń Komitetu Monitorującego, delegacji niezwiązanych z udziałem w szkoleniach i prowadzeniem kontroli, organizacja procesu naboru i oceny wniosków o dofinansowanie, w tym wynagrodzenia ekspertów oceniających wnioski, tłumaczenia, zakup pracy i publikacji, zakup zbiorów i baz danych, koszty oraz prowizje bankowe, systemy informatyczne,
      6. finansowanie kosztów organizacyjnych, technicznych i administracyjnych – w zakresie najmu pomieszczeń biurowych, kosztów eksploatacji, usług telefonicznych i internetowych, amortyzacji, adaptacji i modernizacji pomieszczeń, sal konferencyjnych i szkoleniowych, zakupu i konserwacji, naprawy sprzętu i wyposażenia stanowisk pracy (tj. meble, materiały biurowe, sprzęt komputerowy, oprogramowanie i zakup licencji, sprzętu elektronicznego, drukarki, urządzeń wielofunkcyjnych, niszczarek i innych), leasingu i wynajmu środków transportu, archiwizacji dokumentów, przesyłek pocztowych i kurierskich, ubezpieczenia sprzętu, zakupu podpisu elektronicznego, kosztów badań wstępnych, okresowych oraz kontrolnych, świadczeń związanych z zapewnieniem przez pracowników okularów do pracy przy monitorze,
      7. finansowanie innych wydatków kwalifikowalnych, których nie można przypisać do żadnej z powyższych kategorii kosztów;
    11. współpraca w zakresie prowadzenia wykazu kandydatów na ekspertów RPO WiM 2014- 2020;
    12. koordynacja organizacji i realizacja szkoleń dla kandydatów na ekspertów w zakresie RPO WiM 2014-2020;
    13. koordynacja i realizacja finansowania ekspertów Komisji Oceny Projektów i usług wykonania ekspertyz poprzez zabezpieczenie środków w planie finansowym Pomocy technicznej RPO WiM 2014-2020, oraz ujęcie ich we Wniosku o dofinansowanie projektu Pomocy technicznej w ramach RPO WiM 2014-2020 według zapotrzebowań zgłaszanych przez komórki organizacyjne zaangażowane w realizację RPO WiM 2014-2020 oraz weryfikacja, przygotowanie dokumentów i przekazanie ich do Departamentu Finansów i Skarbu w celu realizacji płatności, a także ujęcie poniesionych wydatków we Wnioskach o płatność;
    14. współpraca i realizacja finansowania działania IP - Przedsiębiorczość w zakresie ujęcia wydatków IP - Przedsiębiorczość w planie finansowym i Wnioskach o dofinansowanie projektu Pomocy technicznej w ramach RPO WiM 2014-2020;
    15. współpraca przy organizacji posiedzeń Komitetu Monitorującego RPO WiM 2014-2020 i realizacja finansowania prac Komitetu;
    16. realizacja i koordynacja szkoleń członków Komitetu Monitorującego we współpracy z PR;
    17. współpraca przy przygotowaniu procedur obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych;
    18. współpraca przy przygotowaniu systemu do ewidencji księgowej PT;
    19. realizacja zamówień publicznych w zakresie Pomocy Technicznej RPO WiM 2014-2020 o wartości nie przekraczającej kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych;
    20. współpraca w zakresie prowadzenia postępowań administracyjnych w zakresie Pomocy technicznej w przedmiocie zwrotu środków;
    21. współpraca przy koordynacji realizacji umowy z IP - Przedsiębiorczość;
    22. zamykanie perspektywy finansowej 2007-2013 oraz 2014-2020 w zakresie spraw realizowanych w BK PT RPO Departamentu Organizacyjnego;
    23. archiwizacja dokumentów.
  8. Do zadań Zespołu ds. obsługi archiwum zakładowego należy w szczególności:
    1. gromadzenie, przechowywanie, zabezpieczanie i udostępnianie dokumentacji;
    2. współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie przejmowania akt do archiwum zakładowego;
    3. inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej (akt kat. B);
    4. przekazywanie materiałów archiwalnych (akt kat. A) do archiwum państwowego;
    5. bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie.
  9. Do zadań Biura ds. Remontów i Administrowania Lokalami Urzędu należy w szczególności:
    1. prowadzenie bieżących remontów, napraw i konserwacji;
    2. realizacja zadań związanych z zaopatrzeniem materiałowo-technicznym w zakresie remontów, napraw i konserwacji na potrzeby Urzędu Marszałkowskiego;
    3. administrowanie i gospodarowanie lokalami biurowymi Urzędu;
    4. współpraca przy opracowywaniu Projektu Budżetu Województwa Warmińsko- Mazurskiego w zakresie zadań Biura;
    5. współpraca przy opracowywaniu Planu Zamówień Publicznych w zakresie zadań realizowanych przez Biuro;
    6. monitorowanie i przygotowywanie cząstkowych sprawozdań z wykonania Planu Zamówień Publicznych w zakresie remontów, napraw i konserwacji;
    7. przygotowywanie dokumentacji przetargowej, specyfikacji istotnych warunków zamówienia, opisów przedmiotu zamówienia w zakresie zadań realizowanych przez Biuro;
    8. realizacja zamówień wyłączonych ze stosowania Ustawy Prawo Zamówień Publicznych, przeprowadzanie analiz rynku i zapytań ofertowych w celu wyłonienia najkorzystniejszego kontrahenta, w zakresie zadań realizowanych przez Biuro;
    9. przygotowywanie i aktualizacja umów związanych z administrowaniem i gospodarowaniem lokalami biurowymi Urzędu;
    10. prowadzenie stałej kontroli w zakresie wywiązywania się z umów.
  10. Przy wykonywaniu innych zadań w ramach RPO WiM 2014-2020 niż wskazane w ust. 7 Departament Organizacyjny współpracuje z departamentami Urzędu oraz innymi instytucjami, wchodzącymi w skład systemu instytucjonalnego zarządzania RPO WiM 2014-2020.